Rechtliche Rahmenbedingungen

Steuerliche Pflichtangaben auf eRechnungen

Elektronische Rechnungen müssen dieselben steuerlichen Pflichtangaben wie Papierrechnungen beinhalten, welche zusammen mit anderen Rechnungsangaben während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer unverändert sowie lesbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Folgende Gesetze und Verwaltungsanweisungen sind im Zusammenhang mit der eRechnung relevant:

  • Abgabenordnung (AO)
  • BMF-Schreiben IV D 2 - S 7287-a/09/10004 vom 2. Juli 2012
  • BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/12/10001 vom 14. September 2012
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • EDI-Empfehlung der Europäischen Kommission 94/820/EG vom 19. Oktober 1994
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003 vom 14. November 2014 (GoBD))
  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)
  • Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
  • Umsatzsteuergesetz (UStG)
  • Zivilprozessordnung (ZPO)

Es ist unbedingt erforderlich, dass die Unternehmen in ihrer Funktion als Rechnungsaussteller oder Rechnungsempfänger die gesetzlichen Vorschriften im Zusammenhang mit der Erstellung, Übermittlung, Buchung und Aufbewahrung der Papierrechnung vollumfänglich kennen (=> Grundregeln des Rechnungsmanagements).


Wie muss ich eine eRechnung archivieren?

  1. Elektronische Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden,aufbewahrt werden. Erhalten Sie z.B. eine Rechnung als PDF-Datei, muss diese PDF-Datei aufbewahrt werden. Erhalten Sie die Rechnung als Text in einer E-Mail, müssen Sie die E-Mail mit dem Rechnungstext aufbewahren.

  2. Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

  3. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form so aufzubewahren, dass sie während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.

  4. Haben Sie eine elektronische Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form erhalten, z.B. als EDI- oder ZUGFeRD-XML-Datei, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt. Wenn Sie z. B. eine  empfangene EDI-Datei in eine Bild- oder PDF-Datei umwandeln und die EDI-Datei dann vernichten, ist dies aus steuerrechtlicher Sicht nicht zulässig.

  5. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

  6. Wenn Sie mehr Fragen zur Archivierung elektronischer Rechnungen haben, helfen Ihnen Steuerberater und spezialisierte DMS-, ECM- und IT-Beratungen gern weiter.



Weitere Informationen können Sie gerne unserem Praxisleitfaden entnehmen: Er steht Ihnen zum kostenfreien Download zur Verfügung.