Fragen und Antworten zum ZUGFeRD-Datenformat

Ist PDF als Grundlage von ZUGFeRD nicht ein herstellerabhängiges Format?

Im ZUGFeRD-Format wird PDF/A genutzt. PDF/A ist seit 2005 als ISO-Norm veröffentlicht. Somit basiert das Format auf einem internationalen, für jedermann einsehbaren und öffentlichen Standard und ist herstellerunabhängig. 2005 wurde die erste Version von PDF/A veröffentlicht. Für ZUGFeRD wird der Normteil 3 von PDF/A eingesetzt. Dieser ist im Oktober 2012 unter der Bezeichnung 19005-3:2012 bei der ISO erschienen.

PDF/A ist speziell für die Langzeitspeicherung entwickelt worden. So ist durch PDF/A sichergestellt, dass das bildliche Abbild der Rechnung dauerhaft visualisiert werden kann.

Aus welchen Bestandteilen besteht eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer bildlichen Darstellung der Rechnung. Diese wird in einer PDF/A-3-Datei angezeigt. Zusätzlich beinhaltet sie die Rechnungsin-formationen als strukturierten und maschinell auswertbaren Datensatz. Dieser ist in einer XML-Datei abgelegt, welche wiederum als Anhang in die PDF-Datei eingebettet ist. ZUGFeRD setzt hier auf die Verwendung offener Standards wie XML (vom W3C), die Cross Industry Invoice  von UN/CEFACT sowie den darauf aufbauenden Message User Guide (MUG) von CEN, der europäischen Normungsorganisation.

Sind in einer ZUGFeRD-Rechnung immer PDF- und XML-Datei notwendig? Oder wäre auch nur die Nutzung der XML-Datei ZUGFeRD konform?

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht immer aus einer PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Anwender sollen die Rechnung ohne aufwendige Hilfsmittel oder Darstellungswerkzeuge lesen können. Insbesondere, wenn sie nicht an der Verarbeitung der strukturierten Daten interessiert sind. Auch ist durch die Einbettung der XML in die PDF-Datei eine eindeutige Zuordnung zwischen Abbild und Daten sicher gestellt. Das Ziel des ZUGFeRD-Formates ist es, ohne bilaterale Abstimmungen den Austausch von elektronischen Rechnungen zu ermöglichen. Der Empfänger entscheidet, ob er das PDF oder die XML-Datei verarbeitet. Der Sender sendet immer beides. Mehr zu bilateralen Absprachen siehe auch FAQ „Sind Absprachen zwischen zwei Parteien (bilaterale Absprache zwischen Empfänger und Sender) im Konzept des ZUGFeRD-Formats möglich?“

Sind Absprachen zwischen zwei Parteien (bilaterale Absprache zwischen Empfänger und Sender) im Konzept des ZUGFeRD-Formats nötig?

Nein. Werden bilaterale Absprachen zwischen zwei oder mehr Parteien getätigt, ist das daraus resultierende Format nicht mehr ZUGFeRD konform. Das ZUGFeRD-Format soll den elektronischen Rechnungsaustausch ohne vorherige Absprache ermöglichen, so dass Absprachen im ZUGFeRD-Konzept nicht vorgesehen sind.

Natürlich sind individuelle Absprachen zwischen zwei Parteien möglich und als Basis für die Absprache kann das ZUGFeRD-Format genutzt werden. Wie bereits beschrieben, ist das daraus resultierende Format jedoch dann nicht mehr konform zum ZUGFeRD-Format.

Zukünftig soll es auch möglich sein, ZUGFeRD für bestimmte Branchen und Interessengruppen zu erweitern. So kann es zum Beispiel eine Ausprägung von ZUGFeRD für den Handel oder die Automobilindustrie geben. Dazu wird das Forum elektronische Rechnungen ein Konzept für die Einbindung solcher Erweiterungen in ZUGFeRD definieren. In wieweit dann dieses Format noch als ZUGFeRD-Format gilt, ist noch zu klären.

Können mit dem Release-Candidate bereits Rechnungen produktiv im ZUGFeRD-Format ausgetauscht werden?

Ja, im Release-Candidate ist eine ZUGFeRD-Rechnung vollständig beschrieben. Somit kann das Format zum produktiven Einsatz genutzt werden. Zum Release-Candidate wird jedoch noch nicht die vollständige Dokumentation ausgeliefert werden. Die Dokumentation wird Anfang 2014 veröffentlicht und dann gemeinsam mit dem Release-Candidate in eine weitere öffentliche Kommentierung gegeben. Im Ergebnis der öffentlichen Kommentierungsrunde wird dann eine neue Version des ZUGFeRD-Formates in 2014 veröffentlicht.

Ist das ZUGFeRD-Format EU-weit und international einsetzbar?

Das ZUGFeRD-Format basiert auf den durch das Europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelten Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG). Damit ist der Grundstein für die Etablierung von ZUGFeRD als einheitliches europäisches Format gegeben.

Im europäischen Gremium für elektronische Rechnung, dem European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing, wird derzeit an einer Empfehlung eines europaweiten Ansatzes gearbeitet. Das European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing berichtet direkt an die EU-Kommission. Durch die direkte Mitwirkung des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) im europäischen Multi Stakeholder Forum werden die Interessen von ZUGFeRD dort vertreten.

Derzeit wird die Verbreitung von ZUGFeRD vor allem im deutschsprachigen Raum forciert, kann aber auch gern von Unternehmen außerhalb des deutschsprachigen Raumes eingesetzt werden. Umso wichtiger ist es, dass eine ZUGFeRD-Rechnung ein menschenlesbares Abbild der Rechnung beinhaltet, um die Verbreitung von ZUGFeRD nicht zu behindern.

Müssen ZUGFeRD-Rechnungen immer per E-Mail versendet werden?

Nein. ZUGFeRD ist ein Format, welches Aufbau und Inhalt einer Rechnungs-Datei beschreibt. Es sagt nichts über Übertragungswege aus. Somit können ZUGFeRD-Rechnungen auf beliebigem Weg (per E-Mail, De-Mail Dienst, Download, FTP etc.) zwischen Sender und Empfänger ausgetauscht werden.

Was ist verbindlich: PDF und/ oder XML?

Ob das Rechnungsabbild (PDF-Datei) oder die strukturierten Rechnungsdaten (XML-Datei) verbindlich sind, hängt von Ihrem Prüfprozess einer Eingangsrechnung ab.

Nutzen Sie das Rechnungsbild um die Rechnung zu prüfen, dann ist das Rechnungsbild die verbindliche Komponente und muss entsprechend aufbewahrt werden.

Nutzen Sie hingegen nur die strukturiert vorliegenden XML-Daten, ist die XML-Datei für Sie das verbindliche Rechnungsdokument.

Sollten Sie sowohl das Rechnungsbild (PDF-Datei) als auch die strukturierten Daten (XML-Datei) z.B. in der Form nutzen, dass Sie die Rechnung fachlich auf Basis des Bildes prüfen, jedoch mit den strukturierten Daten buchen, gilt:

1. Belegfunktion und damit die Rechnung hat das Dokument, mit dem Sie die Lieferung und Leistung prüfen (im o.g. Beispiel also das Rechnungsbild).

2. Bei der Buchung der Daten ist die gleiche Sorgfalt anzuwenden wie bisher auch. Das heißt, geeignete bereits etablierte Prüfmechanismen, wie z.B. Abgleich zwischen Zahlungs- und Rechnungsbetrag, bleiben bestehen.

Eine ausführliche Darstellung zur steuerrechtlichen Beurteilung von ZUGFeRD finden Sie unter: upload/ZUGFeRD-Steuerrechtliche-Anmerkungen.pdf

Wie muss ich eine elektronische Rechnung archivieren?

Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, aufbewahrt werden. Die ZUGFeRD-Rechnung erhalten Sie als PDF-Datei mit XML-Anhang und somit als elektronische Rechnung. Daher müssen Sie die ZUGFeRD-Rechnungen künftig, wie alle elektronischen Rechnungen auch, digital archivieren.

Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnung finden Sie hier.


Wofür steht die Abkürzung „ZUGFeRD“?

ZUGFeRD steht als Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das neue Format für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD soll künftig bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und papierbasierte Prozesse ablösen.

Stand: 12.12.2013

 

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