Der organisatorische Weg zur E-Rechnung in Hamburg: Positives Fazit der Verwaltung

Hamburgs Strategie Digitale Stadt verfolgt das Ziel, eine Vorreiterrolle in möglichst vielen Bereichen der Digitalisierung der Stadt zu übernehmen, um den Bürgern und Unternehmen den Umgang mit der Verwaltung zu erleichtern und um die wirtschaftlichen Abläufe in der Stadt zu optimieren. Ein Baustein dieser Strategie ist das digitale Rechnungswesen und die Erleichterung der Rechnungsstellung für alle Bürger und Unternehmen, die von der Stadt ihre Zahlungen für erbrachte Leistungen rechtzeitig und sicher erwarten können. Der Hamburger Finanzsenator Dr. Andreas Dressel unterstrich bei seinem Besuch im Zentralen Rechnungseingang (ZRE) als ein Teil der Kasse.Hamburg die Bedeutung der E-Rechnung für Hamburg. Für Hamburg sind elektronische Rechnungen nichts Neues, da wir elektronische Rechnungen seit 2015 medienbruchfrei verarbeiten können. Der Weg dahin wurde allerdings nicht durch das Ziel der E-Rechnung geprägt, sondern durch den Umstieg Hamburgs auf die Doppik und das damit verbundene zentrale und digitale Rechnungswesen. Die Kasse.Hamburg als der zentrale Dienstleister für den Zahlungsverkehr und das Rechnungswesen und weitere zentrale Dienstleistungen bildet die Klammer für sämtliche Abläufe, die vor allem auch technisch geprägt sind. Eine funktionierende IT-Landschaft und deren Pflege und Weiterentwicklung sind essentieller Bestandteil eines medienbruchfreien und digitalen Rechnungsflusses.

Digitale Workflows sind das Fundament für die Verarbeitung von E-Rechnungen
Hamburg ist das einzige Bundesland, das schon heute elektronische Rechnungen medienbruchfrei verarbeitet. Doch zu glauben, dass der Roll-Out in wenigen Monaten vonstattenging, ist falsch. So war es rückblickend ein Senatsbeschluss aus dem Jahr 2003, der den Weg für die E-Rechnung in der Hamburger Verwaltung ebnete: Mit der Einführung einer kaufmännischen Buchführung wurde das gesamte Finanz- und Rechnungswesen der Hansestadt neu organisiert. Nach dem Wechsel von Kameralistik auf Doppik wurde im Jahr 2006 außerdem damit begonnen, auch die Haushaltsplanung, -steuerung und -bewirtschaftung auf das kaufmännische System und einen ergebnisorientierten Produkthaushalt umzustellen. Vier Jahre später wurden die Anforderungen für das nächste große Projekt der Hamburger Finanzbehörde, das Projekt Herakles, festgelegt. Dieses sah die Einrichtung eines zentralen Rechnungseingangs vor, um die Hamburger Buchhaltung effektiver und effizienter zu gestalten. Den Rechnungsstellern wird der Umgang mit der Hamburger Verwaltung durch einen zentralen Ansprechpartner deutlich erleichtert und die Verarbeitungsgeschwindigkeit und damit vor allem die fristgerechte Zahlung sollte durch diese organisatorische Änderung verbessert werden.

Der Zentrale Rechnungseingang
Zu Beginn entschied man sich für ein Pilotprojekt in Zusammenarbeit mit der Hamburger Finanzbehörde: Ein neuer digitaler Genehmigungsworkflow wurde nun für die Verarbeitungen von eingehenden Rechnungen etabliert. Dieser sah vor, dass Rechnungen nun nicht mehr an die einzelnen Behörden, sondern direkt an den ZRE geschickt werden. Durch hochleistungsfähige Scanner wurden die Rechnungen gesammelt gescannt und per OCR (Optical Character Recognition) digital erfasst und an die sogenannte Verify-Software weitergegeben. In diesem Programm prüfen Mitarbeiter die automatisch erfassten Daten. Durch den stark differierenden Aufbau analoger Rechnung (keine Normung bezüglich Anordnung der vom Gesetz geforderten Angaben) war eine Ergänzung der Daten zu diesem Zeitpunkt allerdings eher die Regel als eine Ausnahme. Im nächsten Schritt werden die Daten elektronisch archiviert und an die Buchhaltung übergeben und von zwei unterschiedlichen Verantwortlichen festgestellt und angeordnet. Das Vier-Augen-Prinzip ist elementarer Bestandteils des digitalen Genehmigungsworkflows (Abb. 1).

Abb. 1: Workflow des Zentralen Rechnungseingangs Hamburg (Quelle: Zentraler Rechnungseingang, Hamburg))

Nach erfolgreicher Pilotierung wurde Mitte 2014 der Zentrale Rechnungseingang offiziell ins Leben gerufen. Die Abteilung, die mit sieben Mitarbeitern und fünf angeschlossenen Behörden gestartet war, beschäftigt heute 68 Angestellte und hat den Rechnungseingang sämtlicher Hamburger Behörden übernommen. Zu den Mitarbeitern gehören auch 31 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Elbe-Werkstätten. Die Elbe-Werkstätten bieten Menschen mit Behinderung vielseitige berufliche Bildungs- und Arbeitsangebote im ganzen Hamburger Raum. Diese finden nicht nur innerhalb der Werkstatt statt, sondern sie ermöglichen auch berufliche Rehabilitation in Betrieben des allgemeinen Arbeitsmarktes, wie es in der Kasse.Hamburg im zentralen Rechnungseingang täglich stattfindet.

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