„Unternehmen müssen die elektronische Rechnung in ihre Betriebsstrukturen integrieren"

Die E-Rechnung ist logische Konsequenz des in vielen Branchen bereits gelebten Digitalisierungsprozesses, der spätestens mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes nicht nur Einzug in die öffentliche Verwaltung, sondern auch in Unternehmen verschiedenster Branchen hält. Je weiter fortgeschritten die Digitalisierung innerhalb der einzelnen Unternehmen ist, desto intensiver werden sich die Unternehmen zukünftig mit Umsetzungs- und Optimierungsmöglichkeiten elektronischer Rechnungsprozesse auseinandersetzen.

Das folgende Interview mit Ivo Moszynski, Datev eG, wurde erstmals in der Fachzeitschrift "ElektroWirtschaft", Ausgabe 10/2018, Seite 18f., veröffentlicht (www.elektrowirtschaft.de).

ElektroWirtschaft: Herr Moszynski, welche Ziele verfolgt das FeRD?
Ivo Moszynski: Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) beobachtet die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung, fördert aktiv die Entwicklungen der elektronischen Rechnung, wägt Unwägbarkeiten für kleine und mittlere Unternehmen ab und bildet die Schnittstelle zum europäischen Multi-Stakeholder-Forum. Um diese Zielsetzungen erfolgreich umzusetzen, wird FeRD durch fachliche Experten und Multiplikatoren unterstützt. Darunter sind z. B. große Wirtschaftsverbände, Mitarbeiter des Wirtschafts-, Innen- und Finanzministeriums, sowie diverse Unternehmen.

ElektroWirtschaft: Die erste Version des Datenmodells erschien am 25. Juni 2014. Aktuell arbeiten Sie an ZUGFeRD 2.0. Was wird sich ändern? Gibt es inhaltliche Neuausrichtungen?
Ivo Moszynski: ZUGFeRD 2.0 erfüllt als EU-konformes, hybrides Format die Anforderungen der europäischen Norm 16931 und nimmt die aktuellsten internationalen UN/CEFACT-Standards der Vereinten Nationen in sich auf. Mit dieser Ausrichtung kann ZUGFeRD 2.0 im europäischen und auch nationalen Geschäftsverkehr genutzt werden.

ElektroWirtschaft: ZUGFeRD als Datenformat für elektronische Rechnungen ermöglicht es, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten. Welche Vor- bzw. Nachteile hat diese Art der E-Rechnung gegenüber einer reinen XML Rechnung?
Ivo Moszynski: Eine sogenannte Hybride Rechnung ermöglicht es Unternehmen, die ggf. noch keine strukturierten XML Daten im Rechnungseingang verarbeiten können, die Rechnungen zu prüfen und zu verbuchen. Dadurch können gerade auch kleine Unternehmen elektronische Rechnungen erhalten und nutzen. Die Trennung zwischen Rechnungsempfängern für XML-Rechnungen und PDF-Rechnungen entfällt. ZUGFeRD ermöglicht damit einen gleitenden Einstieg in die Nutzung der elektronischen Rechnung. Zukünftig werden aber immer mehr Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und dann auch häufiger strukturierte XML Informationen verarbeiten können. Der Sichtbeleg, also die Darstellung als PDF-Dokument, verliert perspektivisch sicher an Bedeutung.

ElektroWirtschaft: Die E-Rechnung richtet sich auch an die kleinen und kleinsten Unternehmen. Wie sieht aktuell die Kooperation mit dem Elektrogroßhandel aus? Wie beurteilen Sie die Zukunftsaussichten dieser Zusammenarbeit?
Ivo Moszynski: Das FeRD ist stets daran interessiert, Fachwissen aus verschiedensten Branchen zu nutzen, um die Attraktivität und Passgenauigkeit der elektronischen Rechnung für Unternehmen zu erhöhen. Zudem möchten wir gleichzeitig fachgerecht über die elektronische Rechnung informieren und Wissenslücken schließen. Wir würden es sehr begrüßen, wenn sich zukünftig auch interessierte Unternehmen oder Verbände aus der Elektroindustrie im FeRD engagieren würden.

ElektroWirtschaft: Laut einer Studie erfassen noch 42 Prozent der Unternehmen Ihre Rechnungsdaten manuell in den internen Systemen. Wo werden oder müssen wir in fünf Jahren stehen?
Ivo Moszynski: Unternehmen müssen die elektronische Rechnung in ihre Betriebsstrukturen integrieren, d. h. unter anderem Umsetzungsmöglichkeiten evaluieren, Geschäftsprozesse anpassen, Personal schulen, rechtliche Rahmenbedingungen verinnerlichen und sich mit Kunden und Lieferanten abstimmen. Dies setzt die Digitalisierung der Geschäftsprozesse der einzelnen Wirtschaftsakteure voraus. Zu diesen Wirtschaftsakteuren zählt z. B. auch die Finanzverwaltung. Zur Förderung der elektronischen Rechnung muss daher der Digitalisierungsgrad der Unternehmen erhöht werden, damit wir in fünf Jahren den aktuellen Prozentsatz der manuell erfassten Rechnungsdaten mindestens halbieren können.  

ElektroWirtschaft: Welchen Themen wird sich FeRD in naher Zukunft intensiver widmen?
Ivo Moszynski: Im Workshop des Forums elektronische Rechnung Deutschland im September 2018 haben die Teilnehmer verschiedene Thematiken diskutiert und herausgearbeitet, die in naher Zukunft in Form von Arbeitspaketen und Projekten ehrenamtlich umgesetzt werden. In den nächsten Monaten werden wir uns verstärkt um die Begleitung der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55 widmen, die ja maßgeblich auch Auswirkungen auf die Unternehmen als Lieferanten der öffentlichen Verwaltung hat. Ab November 2020 akzeptieren z. B. die öffentlichen Auftraggeber des Bundes nur noch elektronische Rechnungen mit strukturierten Informationen. Die Übermittlung einer Papier- oder einer PDF Rechnung ist dann nicht mehr möglich. Hier gilt es, Aufklärungsarbeit zu leisten und Lösungsansätze für die auftauchenden Probleme zu erarbeiten.

Veröffentlicht am 22.01.2019 / Foto: Fotolia, multimartinator