Die praktische Umsetzung
Nicht nur beim Thema Inklusion ist die Finanzbehörde, Kasse.Hamburg, ein Beispiel für das Credo: Einfach mal probieren und anfangen. Schon 2015 führte die Finanzbehörde gestützt von den erprobten Workflows die Möglichkeit des elektronischen Rechnungsempfangs via E-Mail ein. Auch hier war das Motto: Es gibt eine nie-drigschwellige Lösung, die schon viele Vorteile einer E-Rechnung zeigt, also ist die Kasse.Hamburg genau damit gestartet. Die PDFs wurden hierbei direkt aus den eingehenden Mails in die Verify-Software geladen. Da es sich hierbei nicht um „echte“ E-Rechnungen handelt, weil es sich bei einfachen PDF-Dateien um keine „strukturierten elektronischen Formate“ handelt, wurden die Daten auch hier per OCR erkannt. Ein großer Vorteil, der sich aus diesem früh etablierten Workflow ergeben hat, ist, dass Geschäftspartner, die mit dem Format PDF in der Regel vertraut sind, ohne zusätzliche Software am elektronischen Mailversand teilhaben konnten.

Allgemein sind E-Rechnungen seit dem ­1. Juli 2011 gemäß dem Steuervereinfachungsgesetz klassischen Rechnungen gleichgestellt. Einen Meilenstein für den Roll-Out von E-Rechnungen stellte die Zertifizierung des digitalen Archivsystems des Rechnungswesens seitens des Rechnungshofs im ­Jahre 2016 dar. In Folge wurde die IT-Infrastruktur der Hamburger Verwaltung angepasst, sodass nun auch Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten wie ZUGFeRD verarbeitet werden können. Bei diesen Formaten ist eine Texterkennung via OCR nicht mehr nötig, da die Daten über ein in der Datei integriertes XML-File direkt ausgelesen werden können. Die Prozesse im Erhalt und der Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen sind erprobt und validiert. Daher war auch der Empfang und die Verarbeitung von ZUGFeRD Rechnungen problemlos umsetzbar. Das gleiche erwarten wir auf bei dem Empfang des bundeseinheitlichen Standards ­XRechnung, der in Hamburg 2019 produktiv geht.

E-Rechnungen in Hamburg
Waren es 2015 nur 315 elektronisch übermittelte Rechnungen, machen E-Rechnungen aktuell 18 % aller eingehenden Rechnungen aus – für das Jahr 2018 werden bis zum Ende des Jahres mehr als 80.000 eingegangene ­E-Rechnungen erwartet, wobei für das nächste Jahr mit einer mehr als doppelt so hohen Zahl gerechnet wird (Abb. 2).

Abb. 2: Anzahl der verarbeiteten E-Rechnungen im Zentralen Rechnungseingang Hamburg (Quelle: Zentraler Rechnungshof, Hamburg)

Der starke Anstieg ist zum einen mit der Bereitschaft zur Akquise neuer Kunden – zu diesen gehören mittlerweile unter anderem die Deutsche Bahn, Lyreco und 1&1 – seitens der Mitarbeiter des ZREs und zum anderen mit der stetigen Verbesserung der Workflows zu erklären. So wurde beispielsweise eine Onlinelösung für alle Honorarkräfte der Schulen entwickelt, über welche sich Rechnungen direkt digital erstellen und im ­ZUGFeRD-Format versenden lassen. Aktuell wird an einer ähnlichen Schnittstelle zur Erstellung von Auslagenerstattungen gearbeitet.

Die Vorteile von E-Rechnungen sind vielseitig: Zum einen beschleunigt die medienbruchfreie Übermittlung von Rechnungen den Auszahlungsprozess, zum anderen schont der Verzicht auf Papier unser Klima. So wurden durch das proaktive Handeln des ZREs allein gut eine halbe Millionen Seiten Papier gespart. Dass zum Vergleich 2015 europaweit etwa 35 Milliarden Papierrechnungen gestellt wurden, zeigt, wie groß das Potential von ­E-Rechnungen ist.

Das Fazit des Hamburger Wegs zur E-Rechnung ist positiv. Durch den Einstieg über die PDF Rechnungen konnten viele Vorbehalte sowohl im internen als auch externen Bereich abgebaut werden und der gesamte Rechnungsprozess wird deutlich verkürzt und ist weniger fehleranfällig. Hamburg ist für weitere Standards wie auch die ­XRechnung gut vorbereitet und wird auch diesen Standard ab 2019 verarbeiten.  

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Text: Henning Mahncke Finanzbehörde Hamburg, Kasse.Hamburg, Leitung K3 Zahlungsverkehr, Forderungsmanagement und Zentraler Rechnungseingang, Hamburg