Rechnungsprozesse in Kommunen laufen meist noch analog ab
Im zweiten Teil der Befragung wurden die Rechnungsprozesse in Kommunen unter die Lupe genommen. Dieser Bereich ist durch die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in deutsches Recht von besonderer Bedeutung, denn der Bund hat mit dem ­E-Rechnungs-Gesetz und der zugehörigen Verordnung die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen festgelegt. Die Umsetzung der Richtlinie auf Länderebene (und damit für die Kommunen) kann dabei durchaus von der Umsetzung des Bundes abweichen, so etwa in Bezug auf die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung oder auf den Rechnungsempfang im sogenannten unterschwelligen Bereich. In der Folge werden jedoch viele Kommunen ab spätestens 18.4.2020 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können.

85 Prozent der befragten Kommunen akzeptieren derzeit schon elektronische Rechnungen. Hier dürfte es sich aber nur in den allerwenigsten Fällen um strukturierte Rechnungsdaten handeln, z. B. in einem XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Mehr als die Hälfte der Befragten bevorzugt auch weiterhin den Empfang von Papierrechnungen.

Bei der genaueren Betrachtung der Rechnungseingangs- und -bearbeitungsprozesse ergab sich ein gemischtes Bild. So werden in rund zwei Drittel der befragten Kommunen Rechnungen in Papierform bearbeitet. Dies gilt unabhängig davon, ob die Rechnung papierhaft (64 Prozent) oder elektronisch (68 ­Prozent) eingegangen ist. Damit sind die Prozesse bei Kommunen im Schnitt noch deutlich weniger auf digitaler Basis als bei Unternehmen. Zum Vergleich: Dort gaben nur 40 ­Prozent an, elektronische Rechnungen auszudrucken und in Papierform weiterzuverarbeiten. In besonderem Maß zeigt sich diese Präferenz bei der Erfassung der Rechnungsdaten im IT-System: 68 ­Prozent der Kommunen erfassen diese bereits digital vorliegenden Daten nochmals manuell (s. Abb. ­2). Nur jede vierte nutzt OCR-Software (Texterkennung) für bildhafte Rechnungsdaten.


Die Effizienz und die Durchlaufzeit dieser Prozesse ließen sich durch digitale Abwicklung verbessern. Bei den Kommunen, die ­digitale Workflows nutzen, laufen die Prozesse durchwegs effizienter ab und verkürzen die Bearbeitungsdauern. Im Durchschnitt sinkt die Bearbeitungszeit der befragten Kommunen von 20,9 ­Stunden bei papierhafter Bearbeitung über 12,8 ­Stunden bei digitaler Bearbeitung von Papierrechnungen auf ­9 ­Stunden, wenn die Rechnungen elektronisch eingehen und digital weiterbearbeitet werden.

Im Hinblick auf die Umsetzung der deutschen E-Rechnungs-Verordnung bzw. entsprechender Regelungen auf Länderebene, die öffentliche Auftraggeber zukünftig zur elektronischen Rechnungsempfang und -weiterverarbeitung verpflichten, fühlen sich rund zwei Drittel gut gerüstet: 62 ­Prozent gaben an, dass zum Stichtag 18. ­April ­2020 die Umsetzung der Anforderungen abgeschlossen sein werde. Allerdings haben auch 35 ­Prozent der Kommunen noch keine Schritte zur Umsetzung eingeleitet (s. Abb. ­3).


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