Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen. Das Datenmodell in der Version 2.0 wird allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt (siehe hier).

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten - nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem - problemlos möglich ist. ZUGFeRD ermöglicht die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung.

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) in ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.

An der Entwicklung von ZUGFeRD 2.0 haben Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie mitgewirkt. Zudem sind auch die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in das Format eingeflossen. Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

Für wen ist ZUGFeRD gedacht?

ZUGFeRD kann für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, mit der öffentlichen Verwaltung und mit Verbrauchern genutzt werden. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen ist die Nutzung des Rechnungsbildes von ZUGFeRD ein großer Vorteil. Geschäftspartner, die für die Verarbeitung einer Rechnung strukturierte Rechnungsdaten verlangen und benötigen, speisen die Daten der XML-Datei in ihre Systeme ein und ermöglichen eine weitgehend automatisiertes Einlesen und Verarbeiten der Rechnung. Das ZUGFeRD-Profil EN16931 berücksichtigt die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung an eine elektronische Rechnung. Durch seine hybride Struktur kann ZUGFeRD daher von allen Rechnungsempfängern im Rahmen ihrer Prozesse optimal genutzt werden.

Wie kann eine Rechnung mit ZUGFeRD erstellt werden?

Für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung benötigen Sie eine Software, die das hybride PDF-Format erstellen kann. Die Erfahrungen mit ZUGFeRD 1.0 zeigen, dass schon nach kurzer Zeit die meisten Softwareanbieter sowohl die Erstellung der Rechnung als auch das Einlesen und Auswerten einer Rechnung im ZUGFeRD-Format angeboten haben. Wir gehen davon aus, dass auch die Integration der Version 2.0 des ZUGFeRD-Formats in kurzer Zeit für viele Softwareprodukte zur Verfügung steht.

Viele Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software unterstützen ZUGFeRD bereits und werden ihre Angebote entsprechend erweitern, so dass die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen im Rahmen der bisher bekannten Buchhaltungs- bzw. ERP-Software erfolgen kann. Selbstverständlich kann ZUGFeRD auch in eigene, unternehmensspezifische Lösungen integriert werden.

Der angebotene Download der ZUGFeRD-Spezifikation richtet sich insbesondere an Unternehmen der IT- und Software-Branche, um das Datenmodell von ZUGFeRD 2.0 in ihre Software integrieren zu können. Nutzer dieser Software können dann ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und verarbeiten. Endnutzer müssen sich nicht mit dem Standard als solchem beschäftigen.