Fragen und Antworten zum ZUGFeRD-Datenformat

Wo und wie kann ich die Validität einer ZUGFeRD-Rechnung prüfen?

Eine Validierung kann z. B. über das Validierungstool der GEFEG erfolgen. Nach einer Anmeldung kann das Tool kostenlos genutzt werden.

Automatisierte Prüfungen sind derzeit nicht möglich. Verschiedene Solution-Provider wie z. b. die Symtrax S.A. arbeiten hier aber an Umsetzungsmöglichkeiten.

Ist ein einheitliches Layout bei einer ZUGFeRD-Rechnung vorgeschrieben?

Formatierungen und das Layout der PDF-Datei sind bei ZUGFeRD-Rechnungen nicht vorgegeben. Voraussetzung ist jedoch, dass alle rechnungs- und profilrelevanten Daten in der PDF-Datei (und auch in der XML-Datei als inhaltlichem Mehrstück) enthalten sind.

Die Struktur der eingebetteten XML-Datei steht hingegen fest; individuelle Anpassungen sind nicht vorgesehen.

Welche Felder von ZUGFeRD sind Pflichtfelder?

Welche Felder von ZUGFeRD Pflichtfelder sind, ergibt sich grundsätzlich aus den Kardinalitäten.

Haben der Bund und die Länder sich auf einen einheitlichen rechtlichen Umsetzungsweg der elektronischen Rechnung und auf ein einheitliches Rechnungsformat verständigt?

Nein und nein: Die EU Richtlinie 2014/55/EU wurde im deutschen Recht in § 4a E-Government-Gesetz umgesetzt. Entsprechend dieser Norm wurde auf Seiten der Bundesregierung die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO) erlassen.

Die Bundesländer haben die Regelungen zumeist in Ihren E-Government-Gesetzen verankert. Insofern sind im Zweifel die länderspezifischen Regelungen sowohl in Bezug auf den (rechtlichen) Umsetzungsweg als auch in Bezug auf das Rechnungsformat zu berücksichtigen.

Warum wird ZUGFeRD 1.0 von der öffentlichen Verwaltung nicht akzeptiert?

ZUGFeRD 1.0 wurde vor dem Erlass der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2016 und vor der Veröffentlichung der EN 16931 entwickelt und anschließend veröffentlicht. Die in der Direktive und der Norm formulierten Anforderungen finden sich nicht in ZUGFeRD 1.0 wieder. Erst ZUGFeRD 2.0 wird den Anforderungen gerecht und kann daher grundsätzlich im Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung verwendet werden.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD 2.0 und der XRechnung und worin genau liegt hier der Vorteil von ZUGFeRD 2.0?

Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.0 basiert ebenso wir die XRechnung 1.0 auf der Norm EN 16931. Das ZUGFeRD 2.0 Profil EN 16931 ist identisch mit der XRechnung. Dieses Profil kann deshalb für den Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung genutzt werden.

ZUGFeRD hat zwei Vorteile: Zum einen besteht ZUGFeRD auch aus einem Bildteil in PDF, so dass die Rechnung auch an Rechnungsempfänger ohne automatisierte (Weiter-)Verarbeitung gesandt werden kann. Die XRechnung ist ein reines XML-Datenformat. Zum anderen können mit ZUGFeRD sowohl geringere Rechnungsanforderungen (Format BASIC) als auch erhöhte Informationsanforderungen an die Rechnung (Profil Extended) realisiert werden. ZUGFeRD optimiert dadurch gezielt den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und bietet auch eine Lösung für kleine oder nicht technikorientierte Marktteilnehmer.

Was ist der Unterschied zwischen „ZUGFeRD Version 1“ und „ZUGFeRD Version 2"?

Wesentlicher Unterschied zwischen ZUGFeRD Version 1 und ZUGFeRD Version 2 ist, dass ZUGFeRD Version 2 die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung in sich aufnimmt.

Wofür steht die Abkürzung "ZUGFeRD"?

ZUGFeRD steht als Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD soll künftig bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und papierbasierte Prozesse ablösen.

Wie muss ich eine elektronische Rechnung archivieren?

Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, aufbewahrt werden. Die ZUGFeRD-Rechnung erhalten Sie als PDF-Datei mit XML-Anhang und somit als elektronische Rechnung. Daher müssen Sie die ZUGFeRD-Rechnungen künftig, wie alle elektronischen Rechnungen auch, digital – in revisionssicherer Form gemäß den jeweils aktuell geltenden Rechtsvorschriften (u. a. GoBD) – archivieren.

Müssen ZUGFeRD-Rechnungen immer per E-Mail versendet werden?

Nein. ZUGFeRD ist ein Format, welches Aufbau und Inhalt einer Rechnungs-Datei beschreibt. Übertragungswege werden mit dem Format nicht festgelegt. Somit können ZUGFeRD-Rechnungen auf beliebigem Weg (per E-Mail, De-Mail Dienst, extra-standard, File-Download, FTP etc.) zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht werden.

Ist das ZUGFeRD-Format EU-weit und international einsetzbar?

Das ZUGFeRD-Format basiert auf den durch das Europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelten Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG). Die rechtliche Grundlage ist die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 und die anschließend entwickelte Norm EN 16931. ZUGFeRD kann EU-weit und international eingesetzt werden.

Im europäischen Gremium für elektronische Rechnung, dem European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing (EMSFEI) wird kontinuierlich an der Verbesserung der Rahmenbedingungen weitergearbeitet.  Das European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing berichtet direkt an die EU-Kommission. Die deutschen Vertreter des EMSFEI informieren im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unmittelbar über die europäischen Entwicklungen zur elektronischen Rechnung und tragen gleichzeitig die nationalen Interessen aus dem FeRD in das EMSFEI.

Derzeit wird die Verbreitung von ZUGFeRD vor allem im deutschsprachigen Raum forciert. Nicht zuletzt aufgrund der intensiven deutsch-französischen Zusammenarbeit bei der Erstellung von ZUGFeRD 2.0, kann ZUGFeRD aber auch gern von international tätigen Unternehmen außerhalb des deutschsprachigen Raumes eingesetzt werden. Das menschenlesbare Abbild der Rechnung (PDF/A-3) trägt maßgeblich zur weiteren Verbreitung von ZUGFeRD bei, da Rechnungsempfänger frei entscheiden, welches identische Mehrstück der Rechnung (PDF oder XML) im Unternehmen verarbeitet wird.

Sind Absprachen zwischen zwei Parteien (bilaterale Absprache zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger) im Konzept des ZUGFeRD-Formats nötig?

Grundsätzlich sind keine Absprachen zwischen den Parteien notwendig. Das ZUGFeRD-Format ermöglicht den elektronischen Rechnungsaustausch ohne vorherige Absprache zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger.

Natürlich sind individuelle Absprachen zwischen zwei Parteien möglich; als Basis für die Absprache kann das Profil Extended des ZUGFeRD-Formats genutzt werden. Dadurch sind die erweiterten Rechnungen weiterhin konform mit ZUGFeRD.

Mit dem Profil Extended ist es auch möglich, das ZUGFeRD-Format für bestimmte Branchen und Interessengruppen zu erweitern. So soll es zum Beispiel eine Ausprägung von ZUGFeRD für den Handel oder die Automobilindustrie geben.

Was ist verbindlich: PDF und/ oder XML?

Ob das Rechnungsabbild (PDF-Datei) oder die strukturierten Rechnungsdaten (XML-Datei) verbindlich sind, hängt von Ihrem Prüfprozess einer Eingangsrechnung ab.

Nutzen Sie das Rechnungsbild um die Rechnung zu prüfen, dann ist das Rechnungsbild die verbindliche Komponente. Nutzen Sie hingegen nur die strukturiert vorliegenden XML-Daten, ist die XML-Datei für Sie das verbindliche Rechnungsdokument.

Sollten Sie sowohl das Rechnungsbild (PDF-Datei) als auch die strukturierten Daten (XML-Datei) z.B. in der Form nutzen, dass Sie die Rechnung fachlich auf Basis des Bildes prüfen, jedoch mit den strukturierten Daten buchen, gilt:

1. Belegfunktion und damit die Rechnung hat das Dokument, mit dem Sie die Lieferung und Leistung prüfen (im o.g. Beispiel also das Rechnungsbild).

2. Bei der Buchung der Daten ist bei einer elektronischen Rechnung die gleiche Sorgfalt anzuwenden wie bei einer herkömmlichen Rechnung. Das heißt, geeignete bereits etablierte Prüfmechanismen, wie z.B. Abgleich zwischen Zahlungs- und Rechnungsbetrag, bleiben bestehen.

Eine ausführliche Darstellung zur steuerrechtlichen Beurteilung von ZUGFeRD finden Sie hier (PDF-Datei; 1,3 MB).

Sind in einer ZUGFeRD-Rechnung immer PDF- und XML-Datei notwendig? Oder wäre auch nur die Nutzung der XML-Datei ZUGFeRD konform?

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht grundsätzlich immer aus einer PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Anwender sollen die Rechnung ohne aufwendige Hilfsmittel oder Darstellungswerkzeuge lesen können; insbesondere dann, wenn sie nicht an der Verarbeitung der strukturierten Daten interessiert sind. Auch ist durch die Einbettung der XML in die PDF-Datei eine eindeutige Zuordnung zwischen Abbild und Daten sichergestellt. Ziel des ZUGFeRD-Formates ist es, ohne bilaterale Abstimmungen den Austausch von elektronischen Rechnungen zu ermöglichen. Der Empfänger entscheidet, ob er das PDF oder die XML-Datei verarbeitet. Der Rechnungsersteller sendet immer beides.

Die Nutzung des ZUGFeRD-Formats als reine XML-Datei ist neben der hybriden Variante von ZUGFeRD möglich, erfordert aber eine bilaterale Absprache zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger. Mehr zu bilateralen Absprachen siehe auch FAQ „Sind Absprachen zwischen zwei Parteien (bilaterale Absprache zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger) im Konzept des ZUGFeRD-Formats möglich?“

Ist das PDF als Grundlage von ZUGFeRD ein herstellerabhängiges Format?

Im ZUGFeRD-Format wird PDF/A genutzt. PDF/A ist seit 2005 als ISO-Norm veröffentlicht. Somit basiert das Format auf einem internationalen, für jedermann einsehbaren und öffentlichen Standard und ist herstellerunabhängig. 2005 wurde die erste Version von PDF/A veröffentlicht. Für ZUGFeRD wird der Normteil 3 von PDF/A eingesetzt. Dieser ist im Oktober 2012 unter der Bezeichnung 19005-3:2012 bei der ISO erschienen.

PDF/A ist speziell für die Langzeitspeicherung entwickelt worden. So ist durch PDF/A sichergestellt, dass das bildliche Abbild der Rechnung dauerhaft visualisiert werden kann.

Aus welchen Bestandteilen setzt sich eine ZUGFeRD-Rechnung zusammen?

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer bildlichen Darstellung der Rechnung und aus einem strukturierten Datensatz. Die Sichtkomponente der Rechnung wird in einer PDF/A-3-Datei angezeigt. Der strukturierte und maschinell auswertbare Datensatz ist als XML-Datei abgelegt, welche wiederum als Anhang in die PDF-Datei eingebettet ist. ZUGFeRD setzt hier auf die Verwendung offener Standards wie XML (vom W3C), die Cross Industry Invoice von UN/CEFACT sowie den darauf aufbauenden Message User Guide (MUG) von CEN, der europäischen Normungsorganisation.