Rechnungsaustausch nach ZUGFeRD mit der FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

Das ZUGFeRD-Datenmodell schließt die Lücke zwischen visueller Darstellung von Papierrechnungen und klassischem EDI-Austausch. Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH hat ihr SAP-Lösungsportfolio konsequent auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ausgerichtet und bietet alle Funktionalitäten zur Nutzung von eInvoicing-Standards – beim Rechnungseingang ebenso wie beim -versand.

Rechnungseingangsverarbeitung nach ZUGFeRD Die Beleglesesoftware FIS/fci ist in der Lage, die in den ZUGFeRD-Eingangsrechnungen enthaltenen Metadaten auszulesen und an den FIS/edc-Rechnungsmonitor weiterzugeben. Damit unterstützt die integrierte SAP-Optimierung beide Vorteile des eInvoicing nach ZUGFeRD: die optische Darstellung von Metadaten und deren hundertprozentig durchgängige maschinelle Verarbeitung ohne Medienbruch. Optional können zudem die Informationen aus dem ZUGFeRD-PDF und der XML-Datei gegeneinander abgeglichen werden. Anwender erreichen durch die ZUGFeRD- Funktionalitäten Automatisierungsquoten, die vergleichbar mit EDI-Szenarien sind. Somit erschließen sie neben OCR und EDI einen dritten Eingangskanal für den Rechnungseingangsmonitor, der die Vorteile der beiden anderen Verfahren in sich vereint. Der Rechnungsprüfungsprozess ist dann völlig unabhängig von dem gewählten Eingangskanal und macht eine Umstellung der Lieferanten auf ZUGFeRD bzw. EDI besonders einfach.

ZUGFeRD im Rechnungsausgang Der Ausgangsprozess für elektronische Rechnungen fügt sich mit den Optimierungen der FIS nahtlos in den SAP-Faktura-Lauf ein. Ausgangsrechnungen werden automatisch über die Integrationslösung FIS/xee versendet. Dabei erzeugt FIS/xee das ZUGFeRD- Format, übernimmt die Aufbereitung des SAP-PDFs sowie die Umwandlung in das PDF/A-3-Format. Gleichzeitig fügt es dem PDF/A-3 die dem ZUGFeRD-Standard entsprechenden strukturierten Informationen an. In diesem Verarbeitungsprozess wird auf die bereits vorhandenen SAP-Rechnungsformulare zurückgegriffen. Diese müssen also nicht mehr nachgebildet werden. Durch die hohe Flexibilität des FIS/xee-Systems, lässt sich die Standardverarbeitung auf individuelle Bedürfnisse anpassen. Der Versand an die Geschäftspartner findet über die gängigen Kommunikationswege, wie z. B. via Email, statt. Abschließend wird die versendete eInvoice (wahlweise auch die komplette Email) mit dem SAP-Beleg verknüpft und steht im SAP-System jederzeit zur Verfügung. Bei diesem Prozess werden die Anwender durch ein komfortables Rechnungsausgangs- Cockpit unterstützt und behalten so jederzeit den Überblick über versendete Rechnungen.

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