Was ist verbindlich: PDF und/ oder XML?

Ob das Rechnungsabbild (PDF-Datei) oder die strukturierten Rechnungsdaten (XML-Datei) verbindlich sind, hängt von Ihrem Prüfprozess einer Eingangsrechnung ab.

Nutzen Sie das Rechnungsbild um die Rechnung zu prüfen, dann ist das Rechnungsbild die verbindliche Komponente und muss entsprechend aufbewahrt werden.

Nutzen Sie hingegen nur die strukturiert vorliegenden XML-Daten, ist die XML-Datei für Sie das verbindliche Rechnungsdokument.

Sollten Sie sowohl das Rechnungsbild (PDF-Datei) als auch die strukturierten Daten (XML-Datei) z.B. in der Form nutzen, dass Sie die Rechnung fachlich auf Basis des Bildes prüfen, jedoch mit den strukturierten Daten buchen, gilt:

1. Belegfunktion und damit die Rechnung hat das Dokument, mit dem Sie die Lieferung und Leistung prüfen (im o.g. Beispiel also das Rechnungsbild).

2. Bei der Buchung der Daten ist die gleiche Sorgfalt anzuwenden wie bisher auch. Das heißt, geeignete bereits etablierte Prüfmechanismen, wie z.B. Abgleich zwischen Zahlungs- und Rechnungsbetrag, bleiben bestehen.

Eine ausführliche Darstellung zur steuerrechtlichen Beurteilung von ZUGFeRD finden Sie hier (PDF-Datei; 1,3 MB).