Zur E-Rechnung

In Deutschland müssen E‑Rechnungen gemäß §14 UStG alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben in einem strukturierten Datenformat nach EN 16931 enthalten. Als nationale Umsetzungen nennt das BMF insbesondere die XRechnung (reines XML-Format) und – unter bestimmten Voraussetzungen – das ZUGFeRD-Format (vgl. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, RZ 30). Beide erfüllen die EN 16931-Anforderungen und gelten damit als zulässige E‑Rechnungsformate. Dabei unterscheiden sie sich wie folgt:

• ZUGFeRD (Factur‑X): 
  hybrides Format auf Basis von PDF/A‑3 mit eingebettetem XML (UN/CEFACT CII-Syntax). Es kombiniert eine Darstellung (PDF) mit einem maschinenlesbaren Datenteil. Ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) beruht ZUGFeRD vollständig auf der EN 16931. Deutschland und Frankreich haben dieses Format gemeinsam definiert: ZUGFeRD 2.0 und das international als Factur‑X bekannte Format sind inhaltlich identisch. In der Hybridrechnung hat der XML-Anteil (Strukturteil) Vorrang. (Die Präsenz eines PDF-Teils ermöglicht, dass die Rechnung ohne spezielles Programm lesbar bleibt.)
• XRechnung: 
  reines XML-Format (in UN/CEFACT CII oder UBL-Syntax), nicht eingebettet in PDF. Es basiert direkt auf dem semantischen Kern-Datenmodell der EN 16931 und ist für die automatische Weiterverarbeitung optimiert. Als Standard der deutschen Verwaltung entspricht XRechnung voll den Vorgaben der EU-Richtlinie (insbesondere UStG §14 Abs.1 Satz 6) und enthält alle Pflichtfelder im strukturierten Datensatz. Für den Menschen lesbar wird eine XRechnung erst durch einen Viewer oder Generator (die XML-Daten bilden den „harten Kern“).

Beide Formate sind vom BMF ausdrücklich erlaubt: Die nationalen Rechnungsformate nach dem Standard XRechnung und nach dem ZUGFeRD-Format erfüllen die Voraussetzungen einer strukturierten elektronischen Rechnung, die der EN16931 entspricht. Neben nationalen Formaten wie XRechnung/ZUGFeRD können auch andere EN‑16931-konforme Formate genutzt werden (z.B. das französische Factur‑X oder das Peppol-BIS-Billing-Format). Welches Format konkret verwendet wird, bleibt zunächst eine zivilrechtliche Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern (vgl. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, RZ10/27).

EDI-basierte Verfahren

Unabhängig von reinen XML- oder Hybridformaten können Rechnungen auch per klassischem EDI (Electronic Data Interchange) übertragen werden. Ein EDI-Format darf zwar von der EN16931 abweichen, dieses Format muss aber – zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart – eine fehlerfreie Datenextraktion der umsatzsteuerrelevanten Angaben gewährleisten. Das BMF stellt klar, dass auch „z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT“ weiter für E‑Rechnungen genutzt werden können, sofern die Pflichtangaben komplett in ein EN-16931-kompatibles Format überführt werden (vgl. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, RZ 33). In der Praxis bedeutet dies:

• UN/EDIFACT INVOIC(z.B. als GS1/EANCOM-Subset): 
  Weit verbreiteter UN/EDIFACT-Nachrichtentyp für Rechnungen. Viele internationale Handels- und Logistikpartner nutzen dieses Format.
• EANCOM: 
  GS1-spezifische Untermenge von EDIFACT, die auch INVOIC enthält. Besonders im Handel (Retail) verbreitet.
• VDA4938 (Global INVOIC): 
  Deutscher E‑Rechnungsstandard der Automobilindustrie. Er definiert eine EDIFACT-INVOIC-Spezifikation für die Fahrzeugzulieferkette.
• Odette INVOIC Guidelines: 
  Elektronische Rechnungslösung des Odette-Vereins (EU-Autoindustrie), ebenfalls auf EDIFACT basierend.
• (Weitere EDI-Standards wie ANSI X12 (USA) oder branchenspezifische XML-Formate kommen gelegentlich zum Einsatz.)

Voraussetzung für alle EDI-Verfahren ist, dass sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtdaten übertragen werden und sich vollständig in ein EN-16931-konformes Modell überführen lassen. Erforderlich ist ein strukturierter, standardkonformer Datenaustausch sowie in der Regel eine vertragliche Regelung (EDI-Vereinbarung) zwischen den beteiligten Unternehmen.

Steuerliche Anforderungen und Aufbewahrung

Informationen zu den steuerlichen Anforderungen sowie zu den Aufbewahrungspflichten für E-Rechnungen finden Sie in den →FAQs des Bundesministeriums der Finanzen.

Zusammenfassung

Für B2B-Rechnungen in Deutschland sind vor allem die formatierten Standards ZUGFeRD/Factur‑X und XRechnung relevant. Für besondere Branchen und Geschäftsbeziehungen können darüber hinaus EDIFACT-basierte Verfahren (INVOIC/EANCOM, VDA 4938, Odette usw.) genutzt werden. Unabhängig vom Format müssen die gesetzlichen Vorgaben (EN 16931-Konformität, vollständige Pflichtangaben, Echtheit/Unversehrtheit) sowie die Aufbewahrungsregeln beachtet werden.

Quellen:

• Wachstumschancengesetz:
  Bundesgesetzblatt Teil I – Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness – Bundesgesetzblatt
• BMF-Schreiben (15.10.2026):
  Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025
• BMF-Schreiben (15.10.2024):
  „Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025“
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober 2010

(Stand: 04.09.2026)

Die XRechnung ist der in Deutschland zentrale Standard für elektronische Rechnungen im Umfeld öffentlicher Auftraggeber und dient der Umsetzung europäischer Vorgaben zur E‑Rechnung im öffentlichen Beschaffungswesen. XRechnung ist ein XML‑basierter Datenaustauschstandard (rein strukturiert, maschinell verarbeitbar) und keine hybride PDF‑/XML‑Rechnung; sie stellt eine deutsche, normkonforme Ausprägung der EN 16931 dar.

Der Standard wird von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrat betrieben (u.a. mit Spezifikation, Testsuite und Validator); der Betrieb ist seit 01.01.2019 beschrieben.

XRechnung konkretisiert die zutreffende europäische Norm EN 16931 als CIUS und ergänzt sie bei Bedarf um eine Extension; damit bewegt sie sich innerhalb der zulässigen EN‑16931‑Regeln.

Rechtlich zielt die Europäische Union mit der Richtlinie 2014/55/EU auf maschinenlesbare Rechnungen; eine bloße Bilddatei gilt ausdrücklich nicht als E‑Rechnung.

Im Gegensatz zu ZUGFeRD enthalten XRechnungen keine PDF‑Darstellung; für die Lesbarmachung ist daher typischerweise eine Visualisierung/Viewer‑Software nötig.

Für die Umsetzung in ERP‑ und Portallösungen sind daher Software‑Implementierungen erforderlich, die XRechnung‑XML (z.B. UBL/CII im Rahmen der EN‑16931‑Syntaxen) erzeugen, validieren und ggf. darstellen.