Welche Formate zur Umsetzung der elektronischen Rechnung gibt es in Deutschland?
In Deutschland müssen E‑Rechnungen gemäß §14 UStG alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben in einem strukturierten Datenformat nach EN 16931 enthalten. Als nationale Umsetzungen nennt das BMF insbesondere die XRechnung (reines XML-Format) und – unter bestimmten Voraussetzungen – das ZUGFeRD-Format (vgl. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, RZ 30). Beide erfüllen die EN 16931-Anforderungen und gelten damit als zulässige E‑Rechnungsformate. Dabei unterscheiden sie sich wie folgt:
- ZUGFeRD (Factur‑X):
hybrides Format auf Basis von PDF/A‑3 mit eingebettetem XML (UN/CEFACT CII-Syntax). Es kombiniert eine Darstellung (PDF) mit einem maschinenlesbaren Datenteil. Ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) beruht ZUGFeRD vollständig auf der EN 16931. Deutschland und Frankreich haben dieses Format gemeinsam definiert: ZUGFeRD 2.0 und das international als Factur‑X bekannte Format sind inhaltlich identisch. In der Hybridrechnung hat der XML-Anteil (Strukturteil) Vorrang. (Die Präsenz eines PDF-Teils ermöglicht, dass die Rechnung ohne spezielles Programm lesbar bleibt.) - XRechnung:
reines XML-Format (in UN/CEFACT CII oder UBL-Syntax), nicht eingebettet in PDF. Es basiert direkt auf dem semantischen Kern-Datenmodell der EN 16931 und ist für die automatische Weiterverarbeitung optimiert. Als Standard der deutschen Verwaltung entspricht XRechnung voll den Vorgaben der EU-Richtlinie (insbesondere UStG §14 Abs.1 Satz 6) und enthält alle Pflichtfelder im strukturierten Datensatz. Für den Menschen lesbar wird eine XRechnung erst durch einen Viewer oder Generator (die XML-Daten bilden den „harten Kern“).
Beide Formate sind vom BMF ausdrücklich erlaubt: Die nationalen Rechnungsformate nach dem Standard XRechnung und nach dem ZUGFeRD-Format erfüllen die Voraussetzungen einer strukturierten elektronischen Rechnung, die der EN16931 entspricht. Neben nationalen Formaten wie XRechnung/ZUGFeRD können auch andere EN‑16931-konforme Formate genutzt werden (z.B. das französische Factur‑X oder das Peppol-BIS-Billing-Format). Welches Format konkret verwendet wird, bleibt zunächst eine zivilrechtliche Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern (vgl. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, RZ10/27).
EDI-basierte Verfahren
Unabhängig von reinen XML- oder Hybridformaten können Rechnungen auch per klassischem EDI (Electronic Data Interchange) übertragen werden. Ein EDI-Format darf zwar von der EN16931 abweichen, dieses Format muss aber – zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart – eine fehlerfreie Datenextraktion der umsatzsteuerrelevanten Angaben gewährleisten. Das BMF stellt klar, dass auch „z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT“ weiter für E‑Rechnungen genutzt werden können, sofern die Pflichtangaben komplett in ein EN-16931-kompatibles Format überführt werden (vgl. BMF-Schreiben vom 15.10.2024, RZ 33). In der Praxis bedeutet dies:
- UN/EDIFACT INVOIC(z.B. als GS1/EANCOM-Subset):
Weit verbreiteter UN/EDIFACT-Nachrichtentyp für Rechnungen. Viele internationale Handels- und Logistikpartner nutzen dieses Format. - EANCOM:
GS1-spezifische Untermenge von EDIFACT, die auch INVOIC enthält. Besonders im Handel (Retail) verbreitet. - VDA4938 (Global INVOIC):
Deutscher E‑Rechnungsstandard der Automobilindustrie. Er definiert eine EDIFACT-INVOIC-Spezifikation für die Fahrzeugzulieferkette. - Odette INVOIC Guidelines:
Elektronische Rechnungslösung des Odette-Vereins (EU-Autoindustrie), ebenfalls auf EDIFACT basierend. - (Weitere EDI-Standards wie ANSI X12 (USA) oder branchenspezifische XML-Formate kommen gelegentlich zum Einsatz.)
Voraussetzung für alle EDI-Verfahren ist, dass sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtdaten übertragen werden und sich vollständig in ein EN-16931-konformes Modell überführen lassen. Erforderlich ist ein strukturierter, standardkonformer Datenaustausch sowie in der Regel eine vertragliche Regelung (EDI-Vereinbarung) zwischen den beteiligten Unternehmen.
Steuerliche Anforderungen und Aufbewahrung
Informationen zu den steuerlichen Anforderungen sowie zu den Aufbewahrungspflichten für E-Rechnungen finden Sie in den →FAQs des Bundesministeriums der Finanzen.
Zusammenfassung
Für B2B-Rechnungen in Deutschland sind vor allem die formatierten Standards ZUGFeRD/Factur‑X und XRechnung relevant. Für besondere Branchen und Geschäftsbeziehungen können darüber hinaus EDIFACT-basierte Verfahren (INVOIC/EANCOM, VDA 4938, Odette usw.) genutzt werden. Unabhängig vom Format müssen die gesetzlichen Vorgaben (EN 16931-Konformität, vollständige Pflichtangaben, Echtheit/Unversehrtheit) sowie die Aufbewahrungsregeln beachtet werden.
Quellen:
- Wachstumschancengesetz:
Bundesgesetzblatt Teil I – Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness – Bundesgesetzblatt - BMF-Schreiben (15.10.2026):
Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 - BMF-Schreiben (15.10.2024):
„Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025“ - Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober 2010
(Stand: 04.09.2026)
