Digitale Zeitenwende in der Rechnungsstellung

Die Sitzung fand bei der KORSCH AG unter der Leitung von Jörg D. Scholtka (Referent für Rechnungswesen, Controlling & Risikomanagement, Bonitätsanalyst und Compliance Officer im VDMA) statt.

Im Fokus der Tagung stand das hochaktuelle Thema „Stand der E-Rechnung in Deutschland, Frankreich und im internationalen Umfeld“. Besonders beachtet wurde der gemeinsame Vortrag von Rolf Wessel (SEEBURGER AG), Andreas Pelekies (validool.org UG) und Jörg Walther (Odette International Ltd.), die zentrale Akteure im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) Competence Center 3 „Standards, Formate & Integration“ (CC3) sind – dem technischen Kompetenzzentrum des FeRD für die Erstellung und Integration von E-Rechnungsstandards.

Drei Perspektiven – ein gemeinsames Ziel: Digitalisierung erfolgreich umsetzen

Im Rahmen ihres Vortrags beleuchteten die drei Experten die technischen, regulatorischen und praktischen Aspekte rund um die verpflichtende Einführung der B2B-E-Rechnung in Deutschland zum 1. Januar 2025 und deren internationale Relevanz:

• Andreas Pelekies, CC3-Editor, präsentierte die Erfahrungen des ersten Halbjahres 2025 und eine ernüchternde Analyse: Bei 1.200 geprüften E-Rechnungen waren über 50 % fehlerhaft – mit direkten Risiken für den Vorsteuerabzug. Häufige Probleme waren fehlende Pflichtfelder, inkorrektes PDF/A-3-Format und nicht standardisierte XML-Felder. „Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität der Formate – ein PDF mit XML-Anhang ist nicht automatisch rechtskonform“, warnte Pelekies. Besonders kritisch sei, dass selbst größere Unternehmen ohne dedizierte Prüfmechanismenoperieren und damit systematisch in Compliance-Fallen tappen.
• Jörg Walther, CC3-Editor, hob die langjährige Erfahrung mit E-Rechnungen und Besonderheiten in der Automobilindustrie hervor. Die Vielzahl von Rechnungstypen und internationalen Abweichungen stellt die Branche vor große Herausforderungen. Besonders betonte Walther die zentrale Bedeutung von UN/EDIFACT als etabliertem Standard für den strukturierten Rechnungsaustausch in der internationalen Automobilindustrie. Mit Blick auf ViDA (VAT in the Digital Age) zeigte Walther sowohl Chancen (Transparenz, Formatstandardisierung) als auch Hürden (Zwang zu Nutzung von Dienstleistern, kostenintensiver Umstellungsaufwand) auf.
• Rolf Wessel, Co-Leiter des CC3, veranschaulichte, wie strategische IT-Lösungen wie die Software-Applikationen und Cloud-Services für Rechnungsversand und -empfang eine effiziente Umsetzung ermöglichen. Dabei spielen auch internationale Formate und Anbindungen wie ZUGFeRD / Factur-X und Peppol eine zentrale Rolle. „Technologie muss nicht nur rechtlich passen, sondern Prozesse vereinfachen – durch Automatisierung, Integration und Compliance“, so Wessel. Gerade mittelständische Unternehmen profitieren von skalierbaren Cloud-Plattformen, die sich flexibel in bestehende ERP-Landschaften integrieren lassen.

Digitalisierung: Pflicht statt Kür

In der anschließenden Diskussion wurde klar: Die gesetzliche Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnung in Deutschland ist Realität. Doch der Reifegrad in vielen Unternehmen ist gering. Die FeRD-Experten betonten den hohen Bedarf an Know-How, Schulung, Testverfahren und professionellen Validierungstools. Denn: Formale Fehler gefährden nicht nur den Vorsteuerabzug, sondern auch die steuerliche Anerkennung der Rechnung.

Deutschland und Frankreich – zwei Wege, ein Format

Ein spannender Teil des Vortrags war der Vergleich zwischen der Regelung in Deutschland mit einer Empfangspflicht und dezentraler Umsetzung und der Strategie in Frankreich mit einer zentralen Plattform mit Echtzeitmeldung. Trotz unterschiedlicher Wege nutzen beide Länder seit über zehn Jahren das gemeinsame Rechnungsformat ZUGFeRD / Factur-X, das im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen FeRD und FNFE-MPE entwickelt wird. „Gerade für international agierende Unternehmen ist ein einheitlicher, interoperabler Standard wie Factur-X essenziell“, so Walther. 

FeRD CC3 – das Rückgrat der Standardisierung

Das CC3 im FeRD ist das zentrale technische Gremium für die Weiterentwicklung der E-Rechnungsstandards in Deutschland. Die Aufgaben reichen von der Spezifikation neuer Versionen (z. B. ZUGFeRD / Factur-X, Order-X) über die Abstimmung mit anderen Organisationen wie CEN, KoSIT, UN/CEFACT und DIN bis zur Rückkopplung mit der Praxis. „Unsere Standards entstehen nicht im Labor bzw. im Elfenbeinturm, sondern in enger Abstimmung mit allen Marktteilnehmern aus der Praxis – von KMU, Konzern bis Verwaltung“, betonte Wessel.

Ausblick: ViDA 

Der nächste Tagesordnungspunkt der Sitzung war ein Ausblick auf die bevorstehende EU-Initiative ViDA, die europaweit eine einheitliche Umsatzsteuermeldung und die verpflichtende E-Rechnung bringen wird. Die Expertinnen mahnten jedoch: Ohne ausreichend Testumgebungen, regulatorische Klarheit und technische Flexibilität könnte das Vorhaben scheitern. „ViDA muss skalierbar, nutzerfreundlich und wirtschaftlich sein – sonst drohen Frust statt Fortschritt“, fassten die Referenten zusammen.

Fazit der VDMA-Sitzung

Die Sitzung war ein eindrucksvoller Beleg dafür, dass digitale Rechnungsprozesse längst keine Option mehr sind – sondern Voraussetzung für rechtssichere und effiziente Unternehmensführung. Die fundierten Beiträge der FeRD-Vertreter boten klare Orientierung und konkrete Handlungsempfehlungen – besonders für mittelständische Unternehmen im Deutschen Maschinen- und Anlagenbau.

„Die E-Rechnung ist nicht das Ende von Papier, sondern der Anfang echter Digitalisierung“, so Jörg D. Scholtka. Er dankte den Referenten Wessel, Pelekies und Walther für ihre fundierten und praxisnahen Einblicke, die entscheidend dazu beigetragen haben, das komplexe Thema E-Rechnung für die Mitgliedsunternehmen des VDMA greifbar und handlungsorientiert aufzubereiten. „Gerade der Austausch mit ausgewiesenen E-Invoicing-Experten wie z. B. aus dem FeRD und mit anderen Verbänden wie z. B. VDMA zeigt, wie wichtig dieser Schulterschluss und Erfahrungsaustausch ist, um die Anforderungen der kommenden Jahre effizient und erfolgreich zu meistern“, so Scholtka.