GoBD-Änderung: BMF konkretisiert Anforderungen an E-Rechnungen

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 14. Juli 2025 ein zweites Änderungsschreiben zu den GoBD veröffentlicht. Anlass sind unter anderem die ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend eingeführte elektronische Rechnungsstellung zwischen inländischen Unternehmen (§ 14 UStG). Die Änderungen betreffen insbesondere die Anforderungen an die Form und Aufbewahrung elektronischer Belege sowie die maschinelle Auswertbarkeit strukturierter Rechnungsdatenformate.

Wesentliche Neuerungen:

• Betonung des strukturierten Teils: Bei E-Rechnungen nach § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG (z.B. ZUGFeRD) genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils (XML). Der menschenlesbare Teil (z.B. PDF) muss allerdings archiviert werden, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält (z.B. Buchungsvermerke).
• Keine Pflicht zur PDF-Kopie bei Ausgangsrechnungen: Beim Einsatz eines Fakturierungsprogramms kann auf die separate Ablage einer PDF-Ausgangsrechnung verzichtet werden, wenn jederzeit ein identisches Mehrstück erzeugt werden kann.
• Empfangsformat maßgeblich: E-Rechnungen und andere Belege sind grundsätzlich im empfangenen Format zu archivieren. Eine Konvertierung (z.B. MSG zu PDF) ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
• Bezug zu ZUGFeRD konkretisiert: Hybridformate wie ZUGFeRD werden explizit in den GoBD benannt. Entscheidend ist hier die unveränderte Archivierung des strukturierten XML-Datenteils.

Das vollständige Schreiben des BMF finden Sie auf der Website des Ministeriums.