Bundeskabinett beschließt Wachstumschancengesetz am 30.08.2023 – verpflichtende E-Rechnung für B2B-Umsätze stufenweise ab 2025

Die verpflichtende E-Rechnung für B2B-Umsätze kommt ab 1. Januar 2025. So sieht es der am 30. August 2023 beschlossene Regierungsentwurf vor. Zu einem späteren Zeitpunkt soll die Einführung eines Meldesystems (Tax-Reporting) für inländische B2B-Transaktionen folgen, um den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.

Eine E-Rechnung wird definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, wie z.B. im ZUGFeRD-Format. Die E-Rechnung muss dabei der der EN 16931 inklusive der Syntaxen entsprechen. Alle anderen Rechnungsformate, z.B. Papier und PDF, werden zukünftig unter dem Begriff „sonstige Rechnung“ subsumiert. 

Von der E-Rechnungspflicht sind alle steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Transaktionen im Inland betroffen, mit Ausnahme von Kleinbetragsrechnungen von unter 250 Euro und Fahrausweisen. Für diese sind weiterhin auch andere Rechnungsformate zulässig.

Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und versenden können. Während der Übergangsphase haben Unternehmen jedoch die Möglichkeit, unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen auszustellen.

Empfang von E-Rechnungen

Ab 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für alle Rechnungsempfänger für B2B-Transaktionen in Deutschland verpflichtend.

Einführung und Übergangsregelungen zum Versand von E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung, d.h., die Zustimmung des Empfängers zum Erhalt elektronischer Rechnungen ist nicht mehr erforderlich und jedes Unternehmen kann elektronische Rechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2025 ist eine stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht mit verschiedenen Übergangsregelungen vorgesehen:

• Bis zum 31. Dezember 2025 werden neben den E-Rechnungen auch sonstige Rechnungen toleriert.
• Für Umsätze, die vor dem 1. Januar 2026 ausgeführt werden, dürfen Rechnungen von allen Unternehmen ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin als Papierrechnung versendet werden.
• Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) können weiterhin mit Zustimmung des Rechnungsempfängers übermittelt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro besteht diese Möglichkeit laut Regierungsentwurf bis zum 31. Dezember 2026. Demnach können diese Unternehmen bis zu diesem Zeitpunkt Papierrechnungen oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate (z.B. PDF) übermitteln.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen dann alle Unternehmen E-Rechnungen für B2B-Transaktionen ausstellen.
• Das EDI-Verfahren kann noch bis zum 31. Dezember 2027 genutzt werden, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab dem 01. Januar 2028 müssen alle Unternehmen verpflichtend elektronische B2B-Rechnungen versenden.

Meldesystem auf Basis der E-Rechnung – Einführung zu einem späteren Zeitpunkt

Zu einem späteren Zeitpunkt ist die Einführung eines Meldesystems auf Basis der E-Rechnung geplant. Aus der E-Rechnung sollen die steuerrelevanten Daten extrahiert und an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Damit soll der Umsatzsteuerbetrug in Deutschland bekämpft und die Umsatzsteuerlücke von rund 23 Milliarden Euro in Deutschland verringert werden. Neben den Vorteilen für den Staat bietet die E-Rechnung vor allem den Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Initiative auf europäischer Ebene – „VAT in the digital Age“

Parallel zu den regulatorischen Entwicklungen in Deutschland finden Beratungen zum Rechtsetzungsvorschlag „VAT in the Digital Age“ (ViDA) der EU-Kommission statt, der ebenfalls harmonisierte Regelungen für die E-Rechnung und ein Meldesystem für grenzüberschreitende Transaktionen vorsieht.
Im Rahmen der ViDA-Initiative handelt es sich um die Ausgestaltung der digitalen Umsatzsteuer-Meldepflichten wie z. B. Echtzeitmeldungen und der verpflichtende Austausch von E-Rechnungen bei grenzüberschreitenden Transaktionen. Im Wesentlichen ist an der Stelle der bislang verpflichtenden „Zusammenfassenden Meldung“ für innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen im B2B-Bereich vorgesehen, einheitliche Meldepflichten nahezu in Echtzeit und zudem eine Verpflichtung zur Fakturierung von E-Rechnungen auf Basis der EU-Norm EN 16931 einzuführen. Die Anwendbarkeit wird ab dem 1. Januar 2028 vorgeschlagen.

Ziele der Einführung einer obligatorischen E-Rechnung

Bei der Umstellung auf die E-Rechnung geht es nicht nur darum, papierhafte Rechnungen zukünftig elektronisch auszutauschen. Vielmehr geht es darum, den Gesamtprozess von der Rechnungsstellung bis hin zur Zahlung und Archivierung der Rechnung neu zu gestalten.

Insgesamt leistet die E-Rechnung einen großen Beitrag zur Digitalisierung der Unternehmensprozesse, was sich unter anderem in der Senkung von Transaktionskosten zeigt: E-Rechnungen können kostengünstiger versendet werden und erleichtern den Rechnungsaustausch zwischen den Unternehmen. Durch die automatisierte Übernahme der Daten aus den E-Rechnungen in bestehende Buchhaltungssysteme können ebenfalls Zeit und Kosten gespart werden. Zudem entfällt die manuelle Datenerfassung. Darüber hinaus minimieren E-Rechnungen den manuellen Bearbeitungsaufwand und stehen dem Empfänger sofort für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Das Wachstumschancengesetz und weitere aktuelle rechtliche, technische und organisatorische Entwicklungen in Bezug auf elektronische Geschäftsprozesse werden im FeRD-Competence Center 2 „Geschäftsprozesse & Compliance“ aufgegriffen und u.a. in Handlungsempfehlungen für die Praxis übersetzt. Bei Interesse an einer Mitwirkung im FeRD-Competence Center 2, wenden Sie sich gerne an Frau Sara Pour Abbasi von der AWV-Geschäftsstelle.

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