Fragen zur eRechnung im B2G-Bereich

An die öffentliche Verwaltung müssen Sie, sofern das Bundesrecht bzw. das Landesrecht entsprechende rechtliche Regelungen verankert hat, elektronische Rechnungen versenden.

Auf Bundesebene wurde die EU-Richtlinie im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung umgesetzt. Mit Hilfe der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung - ERechV) vom 13. Oktober 2017 werden die Regelungen auf Bundesebene konkretisiert.

Auf Landesebene sind teilweise schon Regelungen vorhanden und online – auf den jeweiligen Internetseiten der einzelnen Bundesländer – abrufbar. Zum Beispiel besteht in Bremen eine Verpflichtung analog zur Regelung auf Bundesebene. Andere Länder haben noch keine Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen geschaffen oder veröffentlicht. Für Rechnungen, die an Landesbehörden adressiert werden, findet somit das jeweilige Landesrecht Anwendung. Eine Übersicht der Regelungen finden Sie bald hier.

Zusammenfassung

• Regelungen des Bundes
  
  Die rechtliche Grundlage auf Bundesebene ist die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017.
  
  Grundsätzlich müssen Lieferanten der öffentlichen Verwaltung in Zukunft ihre Rechnungen als elektronische Rechnungen stellen.
  
  Ausnahmen gibt es insbesondere bei Direktkäufen unter 1.000 €, bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik sowie Verfahren der Organleihe (§ 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Diese Ausnahmen sind in § 3 Absatz 3 ERechV beschrieben.
  
  

• Regelungen der Länder
  
  Die Länder verankern ihre Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zumeist in landesspezifischen Gesetzen und Verordnungen. Teilweise sind diese Regelungen online abrufbar, teilweise wurden noch keine rechtlichen Grundlagen veröffentlicht.
  
  Das FeRD-Competence Center 4 Schnittstelle Wirtschaft & Verwaltung des FeRD erstellt eine Übersicht über die rechtlichen Regelungen der Länder (→ zu den Länder-Übersichten).

Regelungen des Bundes
Für den Austausch elektronischer Rechnungen, bei dem die öffentliche Verwaltung des Bundes beteiligt ist, ergeben sich folgende Umsetzungsfristen aus der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017:

• Ab dem 27. November 2018 müssen die obersten Bundesbehörden (z. B. Bundeskanzleramt, Bundesministerien) einschließlich der Verfassungsorgane elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
  
  
• Ab dem 27. November 2019 müssen alle anderen öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
  
  
• Ab dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten und Dienstleister zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet.

Regelungen der Länder
Die Bundesländer sind über die EU-Richtlinie 2014/55/EU bis zum 18. April 2020 verpflichtet, die in der Richtlinie getroffenen Regelungen in länderspezifische Regelungen zu überführen.

Die Länder verankern diese Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in landesspezifischen Gesetzen und Verordnungen. Teilweise sind diese Regelungen online abrufbar, teilweise wurden noch keine rechtlichen Grundlagen veröffentlicht. Somit kann noch nicht für alle Bundesländer eine verbindliche Aussage getroffen werden, welche Umsetzungsfristen konkret greifen.

Das Competence Center 4 Schnittstelle Wirtschaft & Verwaltung des FeRD erstellt eine Übersicht über die rechtlichen Regelungen der Länder (→ zu den Länder-Übersichten).

Anforderungen an eine Rechnung

§ 14 Abs. 1 S. 1 UstG: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

Anforderungen an eine elektronische Rechnung

Europäische Vorgaben:

Artikel 2 Nr. 1 Richtlinie 2014/55/EU: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht, Bundesebene:

§ 4a Bundesgesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG): Eine Rechnung ist elektronisch, wenn

1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht, Länderebene:

Die föderale Struktur Deutschlands verpflichtet die Bundesländer eigenständige Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung zu erlassen. Länderspezifische Gesetze und zugehörige Rechtsverordnungen legen die Regelungen zur elektronischen Rechnung fest. Nicht alle Bundesländer haben ihre Gesetze und Verordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung bereits veröffentlicht.

Neben den nationalen, steuerrechtlichen Anforderungen an (elektronische) Rechnungen sind folgende rechtliche Grundlagen maßgeblich:

• Die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bildet die europäische Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber der Verwaltung.
  
  
• Die Richtlinie 2014/55/EU wird ergänzt durch die europäische Norm 16931, welche aus sechs Teilen besteht. Diese Norm wurde von der zuständigen Normungsinstitution, dem European Committee for Standardization (CEN), im Auftrag der europäischen Kommission erarbeitet. Am 18. Dezember 2018 haben das European Committee for Standardization (CEN) und die Europäische Kommission eine Lizenzvereinbarung unterzeichnet, die einen freien Zugang zu zwei CEN-Fachpublikationen für die europäische Rechnungsstellung ermöglicht:

1. EN 16931-1:2017 „Elektronische Rechnungsstellung – Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung“ und
2. CEN/TS 16931-2:2017 „Liste der Syntaxen, die EN 16931-1 erfüllen“.
   
   

Ein Download dieser frei verfügbaren Teile der europäischen Norm 16931 ist über die nationalen Normungsinstitute möglich. In Deutschland ist das Deutsche Institut für Normung (DIN) zuständig.

• Eine Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU fand auf Bundesebene mit dem Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 04. April 2017 statt. Konkret wurden in § 4a Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) Änderungen hinsichtlich des elektronischen Rechnungsverkehrs aufgenommen. Die Regelungen im EGovG beinhalten, dass die Bundesregierung ermächtigt ist, durch Rechtsverordnung besondere Vorschriften zur Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs zu erlassen. Dies tat die Bundesregierung und erließ die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017.
  
  
• Die Bundesländer verankern die Richtlinienumsetzung eigenverantwortlich in ländereigenen Gesetzen und Rechtsverordnungen. Noch nicht alle Bundesländer haben Regelungen für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen getroffen und veröffentlicht. Eine Übersicht bereits getroffener Regelungen finden Sie → hier.

Hybride Rechnungsobjekte, wie z. B. ZUGFeRD oder Factur-X, enthalten ein bildhaftes Dokumentenformat (PDF) und ein strukturiertes Datenformat (XML). Das XML wird bei diesen Formaten in die zugehörige PDF-Datei eingebettet. Im PDF und im XML sollen dieselben Rechnungsinformationen nach den Vorgaben des § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz enthalten sein. PDF und XML bilden bei Vorliegen derselben inhaltlichen Pflichtangaben sogenannte inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung. Da die Finanzverwaltung keine konkreten Prüfpflichten bzw. Kontrollmaßnahmen für dieses Verfahren festgelegt hat, ist dem Rechnungssender und dem Rechnungssteller zu empfehlen, eigene Prüfmechanismen zur Sicherstellung der inhaltlichen Identität der beiden Rechnungen einzuführen.

Neben den gesetzlichen Regelungen sind auch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), zuletzt vom 28. November 2019, zu beachten.

Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren sind (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG). Elektronische Rechnungen müssen gemäß den jeweils gültigen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt werden. Elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem Sie empfangen werden (Randziffer 131 der GoBD vom 28. November 2019). D. h. elektronische Rechnungen sind originär elektronisch aufzubewahren und müssen maschinell auswertbar sein (Randziffer 128 GoBD vom 28. November 2019). Eine Aufbewahrung elektronischer Rechnungen in ausgedruckter Form ist nicht möglich.

Bei der Aufbewahrung von Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD kommt es auf die tatsächliche Verarbeitung an. Im Falle der Weiterverarbeitung der XML-Datei obliegt auch diese der Belegfunktion und Aufbewahrungspflicht. Eine isolierte Aufbewahrung der XML-Datei wird in diesem Fall für ausreichend im Sinne der GoBD erachtet. Sofern jedoch die nachgelagerten Prozesse durch das bildhafte Dokument (PDF) belegt werden, sind für Zwecke der maschinellen Auswerkbarkeit beide Repräsentanzen (PDF + XML) vorzuhalten.

Wird die elektronische Rechnung per E-Mail übersandt, so ist die E-Mail selbst als reines Transportmittel der Rechnung (= Briefumschlag der elektronischen Rechnung) grundsätzlich nicht aufzubewahren, es sei denn, die E-Mail enthält der Rechnung zugehörige, aufbewahrungspflichtige Informationen.

Neben den umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben müssen elektronische Rechnungen den jeweils gültigen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Bei der Aufbewahrung von Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD kommt es auf die tatsächliche Verarbeitung an. Im Falle der Weiterverarbeitung der XML-Datei obliegt auch diese der Belegfunktion und Aufbewahrungspflicht. Eine isolierte Aufbewahrung der XML-Datei wird in diesem Fall für ausreichend im Sinne der GoBD erachtet, da die XML-Datei über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt. Sofern jedoch die nachgelagerten Prozesse durch das bildhafte Dokument (PDF) belegt werden, sind für Zwecke der maschinellen Auswerkbarkeit beide Repräsentanzen (PDF + XML) vorzuhalten.

Unter der Anforderung "Lesbarkeit" wird im Sinne der Abgabenordnung und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verstanden, dass bei Bedarf diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden müssen, die elektronischen Rechnungen lesbar machen (§ 147 Abs. 5 AO sowie Randziffer 156 der GoBD vom 28. November 2019). Der XML-Datensatz einer elektronischen Rechnung ist auf den ersten Blick für die meisten Menschen nicht lesbar. Es bedarf eines XML-Viewers, um die Informationen des XML-Datensatzes lesbar zu machen. Ein solcher XML-Viewer ist zur Erfüllung der Anforderung "Lesbarkeit" bereitzustellen.

Der Bund hat mit der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017 die Regelung verankert, dass Rechnungssteller und Rechnungssender für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (Banz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung verwenden sollen. Zudem kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht (§ 4 Abs. 1 ERechV).

Die Bundesländer treffen ihre Regelungen zum Datenaustauschstandard eigenverantwortlich in länderspezifischen Gesetzen und Verordnungen.

Grundsätzlich nicht. Zur konkreteren Beantwortung dieser Frage ist eine Unterteilung der öffentlichen Verwaltung in Bundes- und Landesverwaltungen erforderlich.

Der Bund legt in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) fest, dass Rechnungssteller und Rechnungssender für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (Banz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden haben. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm entspricht (§ 4 Abs. 1 ERechV).

Die Bundesländer treffen ihre Regelungen zum Format in den jeweiligen Landesgesetzen und zugehörigen Verordnungen über die elektronische Rechnungsstellung. Eine Übersicht der Regelungen finden Sie → hier.

ZUGFeRD ab der Version 2.0 ist im Profil EN 16931 (Comfort) EU-Norm-konform.

Den Lieferanten des Bundes stehen verschiedene Wege offen. E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes eingereicht. Dafür werden den Lieferanten des Bundes zwei Plattformen zur Verfügung gestellt:

1. Für Bundesministerien, für Verfassungsorgane wie den Bundesrat sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE stellt das Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und diesen Einrichtungen der Bundesverwaltung dar. An der ZRE gehen über verschiedene Kanäle Rechnungen ein, werden dort geprüft und anschließend systematisch an die jeweiligen Empfänger zugestellt.
   
   
2. Die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) nimmt elektronische Rechnungen nachgelagerter Bundesbehörden (und kooperierender Bundesländer) entgegen.

Als Übertragungskanäle stehen neben E-Mail, auch De-Mail und Webservices (via PEPPOL) zur Verfügung, sodass direkt aus dem IT-System der Rechnungsstellers an die ZRE oder an die OZG-RE  gesendet werden kann. Daneben können sich Lieferanten auch entscheiden, eine XRechnung bzw. eine elektronische Rechnung in einem der europäischen Norm EN 16931 entsprechenden Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.0.1) direkt auf der Webseite der ZRE hochzuladen. Diese E-Rechnungen müssen zudem der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen. Lieferanten, die keine Software zur Erstellung von elektronischen Rechnungen haben, können die Rechnungsdaten nach Registrierung direkt auf der Webseite der ZRE eingeben.
Bitte lesen Sie ergänzend das Kapitel „Nimmt die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes nur Rechnungen im Format XRechnung an? Kann also keine ZUGFeRD-Rechnung übermittelt werden?“.

Verwaltungen, die nicht zu den Bundesbehörden zählen, wie z. B. Landesverwaltungen und Kommunen, treffen ihre eigenen Regelungen zur Übermittelung von elektronischen Rechnungen. Diese sind in den länderspezifischen Gesetzen und Rechtsverordnungen verankert, die teilweise schon erlassen wurden. Es ist möglich, dass z. B. die Länder eigene Plattformen zur Übermittlung der elektronischen Rechnungen ins Leben rufen oder sich der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) anschließen. Weitere Informationen zu länderspezifischen Regelungen finden Sie bald hier.

Auf Bundesebene werden die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) anbieten, über welche Rechnungen an die Bundesbehörden übersandt werden können. Nach Registrierung können Sie über eine Onlineeingabemaske elektronische Rechnungen manuell erstellen.

Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) ist die Plattform zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die oberste Bundesverwaltung und an Verfassungsorgane. Elektronische Rechnungen werden von der ZRE automatisiert und auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft.

Für öffentliche Einrichtungen, die nicht der unmittelbaren Bundesverwaltung angehören, steht Rechnungsstellern die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung.

Das Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat und das Bundesministerium der Finanzen haben eine Bedienhilfe  für die Zentrale Rechnungseingangsplattform erstellt.

Derzeit führt die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) Testungen durch, damit ZUGFeRD-Rechnungen künftig über die ZRE angenommen werden können. Erste Auswertungen der Tests haben ergeben, dass für die Annahme von ZUGFeRD-Rechnungen bei der ZRE noch Anpassungen erforderlich sind. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland setzt sich für alle ZUGFeRD-Nutzer dafür ein, dass spätestens im April 2020 ZUGFeRD-Rechnungen ab der Version 2.0 über die ZRE angenommen werden können. Vertreter des FeRD, des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie und des Bundesministeriums des Inneren, für Bau und Heimat sind in konstruktive Gespräche eingetreten, um sich den aktuellen Herausforderungen zu widmen.

Nein. Mit der Registrierung eines Unternehmens bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und der anschließenden Übermittlung der ZUGFeRD-Rechnung über die ZRE stimmen die Nutzer den Nutzungsbedingungen der Plattform zu. Mit dieser Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen der ZRE ist automatisch auch eine gesonderte Vereinbarung zur Übermittlung der ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 ohne PDF-Briefumschlag getroffen.

Mit der Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) soll die Adressierung und ggf. Weiterleitung der bei Verwaltungen eingegangenen elektronischen Rechnungen zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen ermöglicht werden. Bund und Länder haben die Definition der Leitweg-ID gemeinsam entwickelt, um die Akzeptanz und Handhabbarkeit zu vereinfachen. Ein Informationspapier zur Leitweg-ID finden Sie hier.

Das Competence Center Schnittstelle Wirtschaft & Verwaltung hat ein Datenblatt mit den wichtigsten Informationen zur Leitweg-ID erarbeitet. Das Datenblatt des FeRD Competence Centers finden Sie hier (PDF-Datei, 200 KB).