Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen sind Sie grundsätzlich frei in der Wahl Ihres Rechnungsformats. D. h. Sie können Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder elektronische Rechnungen erstellen. Wenn Sie ein rein elektronisches Rechnungsformat nutzen, müssen Sie hierüber Einvernehmen mit Ihrem Vertragspartner herstellen. Das Einvernehmen kann durch z. B. durch eine formlose Zustimmung, eine Rahmenvereinbarung oder durch tatsächliches Praktizieren in Verbindung mit Stillschweigen der Vertragspartner hergestellt werden. Zu den elektronischen Rechnungen zählen Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 S. 7 und 8 UStG, Steuervereinfachungsgesetz 2011). Daneben sind individuell getroffene vertragliche Regelungen zu beachten.
Für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen untereinander – also ohne Beteiligung einer öffentlichen Verwaltung – gelten grundsätzlich keine Verpflichtungen oder Fristen, es sei denn, diese wurden vertraglich vereinbart.
Für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen untereinander gibt es keine spezifischen rechtlichen Vorgaben. Insbesondere nationale, steuerrechtliche Anforderungen finden selbstverständlich Berücksichtigung.
Anforderungen an eine Rechnung
§ 14 Abs. 1 S. 1 UstG: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.
Anforderungen an eine elektronische Rechnung
Europäische Vorgaben:
Artikel 2 Nr. 1 Richtlinie 2014/55/EU: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht, Bundesebene:
§ 4a Bundesgesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG): Eine Rechnung ist elektronisch, wenn
Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht, Länderebene:
Die föderale Struktur Deutschlands verpflichtet die Bundesländer eigenständige Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung zu erlassen. Länderspezifische Gesetze und zugehörige Rechtsverordnungen legen die Regelungen zur elektronischen Rechnung fest. Nicht alle Bundesländer haben ihre Gesetze und Verordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung bereits veröffentlicht.
Hybride Rechnungsobjekte, wie z. B. ZUGFeRD oder Factur-X, enthalten ein bildhaftes Dokumentenformat (PDF) und ein strukturiertes Datenformat (XML). Das XML wird bei diesen Formaten in die zugehörige PDF-Datei eingebettet. Im PDF und im XML sollen dieselben Rechnungsinformationen nach den Vorgaben des § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz enthalten sein. PDF und XML bilden bei Vorliegen derselben inhaltlichen Pflichtangaben sogenannte inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung. Da die Finanzverwaltung keine konkreten Prüfpflichten bzw. Kontrollmaßnahmen für dieses Verfahren festgelegt hat, ist dem Rechnungssender und dem Rechnungssteller zu empfehlen, eigene Prüfmechanismen zur Sicherstellung der inhaltlichen Identität der beiden Rechnungen einzuführen.
Neben den gesetzlichen Regelungen sind auch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), zuletzt vom 28. November 2019, zu beachten.
Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren sind (§ 14b Abs. 1 S. 1 UStG). Elektronische Rechnungen müssen gemäß den jeweils gültigen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt werden. Elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem Sie empfangen werden (Randziffer 131 der GoBD vom 28. November 2019). D. h. elektronische Rechnungen sind originär elektronisch aufzubewahren und müssen maschinell auswertbar sein (Randziffer 128 GoBD vom 28. November 2019). Eine Aufbewahrung elektronischer Rechnungen in ausgedruckter Form ist nicht möglich.
Wird die elektronische Rechnung per E-Mail übersandt, so ist die E-Mail selbst als reines Transportmittel der Rechnung (= Briefumschlag der elektronischen Rechnung) grundsätzlich nicht aufzubewahren, es sei denn, die E-Mail enthält der Rechnung zugehörige, aufbewahrungspflichtige Informationen.
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben müssen elektronische Rechnungen den jeweils gültigen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Bei der Aufbewahrung von Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD kommt es auf die tatsächliche Verarbeitung an. Im Falle der Weiterverarbeitung der XML-Datei obliegt auch diese der Belegfunktion und Aufbewahrungspflicht. Eine isolierte Aufbewahrung der XML-Datei wird in diesem Fall für ausreichend im Sinne der GoBD erachtet, da die XML-Datei über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt. Sofern jedoch die nachgelagerten Prozesse durch das bildhafte Dokument (PDF) belegt werden, sind für Zwecke der maschinellen Auswerkbarkeit beide Repräsentanzen (PDF + XML) vorzuhalten.
Unter der Anforderung "Lesbarkeit" wird im Sinne der Abgabenordnung und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verstanden, dass bei Bedarf diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden müssen, die elektronischen Rechnungen lesbar machen (§ 147 Abs. 5 AO sowie Randziffer 156 der GoBD vom 28. November 2019). Der XML-Datensatz einer elektronischen Rechnung ist auf den ersten Blick für die meisten Menschen nicht lesbar. Es bedarf eines XML-Viewers, um die Informationen des XML-Datensatzes lesbar zu machen. Ein solcher XML-Viewer ist zur Erfüllung der Anforderung „Lesbarkeit“ bereitzustellen
Nein, ZUGFeRD ermöglicht den elektronischen Rechnungsaustausch ohne vorherige Absprache zwischen den beteiligten Parteien. Der Rechnungsempfänger kann die bildliche Repräsentation der Rechnung (PDF) oder die strukturierte Rechnungsinformation (XML) für die Weiterverarbeitung verwenden.
Sofern Sie ZUGFeRD-Rechnungen ohne den PDF-Briefumschlag versenden möchten, bedarf es grundsätzlich einer bilateralen Vereinbarung zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger.