Allgemeine technische Fragen zur eRechnung

Welche Formate zur Umsetzung der elektronischen Rechnung gibt es in Deutschland?

Die bekanntesten Formate zur Umsetzung der elektronischen Rechnung in Deutschland gemäß den europäischen und nationalen Vorgaben sind das von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelte und bereitgestellte XRechnungs-Format und das vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) entwickelte und bereitgestellte ZUGFeRD-Format (ab der Version 2.0.1).

Was genau ist eigentlich die XRechnung?

Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, der von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelte wurde und bereitgestellt wird. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, d. h., die Inhalte einer Rechnung sind spezifiziert und können automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden.

Was genau ist eigentlich ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Die Einsatzgebiete dieses hybriden Rechnungsformats sind vielfältig. Sowohl im B2B-, im B2G- und im B2C-Geschäftsverkehr kann ZUGFeRD eingesetzt werden.

Was ist ein hybrides Rechnungsformat?

Ein hybrides Rechnungsformat vereint mehrere Formate in sich. ZUGFeRD fällt unter die hybriden Rechnungsformate. Eine ZUGFeRD-Rechnung beinhaltet ein PDF, in welches ein XML mit den gleichen Rechnungsinformationen des PDFs eingebettet ist. Das PDF enthält die Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form. Das XML enthält die Rechnungsinformationen in strukturierter Form und ermöglicht damit eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung der Rechnung.

PDF und XML bilden inhaltlich identische Mehrstücke.

Ist ZUGFeRD eine Softwareanwendung?

Nein. Vereinfacht gesagt ist ZUGFeRD eine Art Übersetzung der europäischen rechtlichen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931). Diese Übersetzung bzw. Strukturbeschreibung eines Datensatzes und die damit in Verbindung stehenden Abhängigkeiten müssen in die unternehmenseigene Software implementiert werden.

Die Einbindung kann z. B. über Standardsoftwaresysteme (d. h. ERP- oder EDI-Systeme) erfolgen oder hauseigene IT-Abteilungen binden ZUGFeRD in ihre Individualsoftware eigenständig ein. 

Wie viele Profile gibt es von ZUGFeRD?

ZUGFeRD sieht insgesamt fünf Profile vor, die sich im Umfang unterscheiden.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

Es gibt fünf ZUGFeRD-Profile, die sich im Umfang der standardisierten Daten und in Bezug auf die Rechnungskonformität gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) unterscheiden. Um EU-konforme elektronische Rechnungen zu erstellen, ist die Rechnungsstellung mit dem Profil EN 16931 zu empfehlen.

Profil: EXTENDED
Beschreibung: Das Profil EXTENDED ist eine Erweiterung der EN 16931-1 zur Unterstützung komplexerer Geschäftsprozesse (Rechnungen, in denen über mehrere Lieferungen / Lieferorte abgerechnet wird, strukturierte Zahlungsbedingungen, weitere Angaben auf Positionsebene zur Unterstützung der Lager-haltung etc.)
In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt: Ja

Profil: EN 16931 (COMFORT)
Beschreibung: Das EN 16931 (COMFORT) Profil bildet die EN 16931-1 vollständig ab und fokussiert auf Kernelemente einer elektronischen Rechnung.
In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt: Ja

Profil: BASIC   
Beschreibung: Das Profil BASIC stellt eine Untermenge der EN 16931-1 dar und kann für einfache UStG-konforme Rechnungen genutzt werden.   
In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt: Ja

Profil: BASIC WL
Beschreibung: Das Profil BASIC WL beinhaltet keine Rechnungspositionen und kann somit keine UStG-konformen Rechnungen abbilden. Es enthält jedoch auf Dokumentenebene alle Informationen, die zur Buchung der Rechnung benötigt werden. Es stellt somit eine Buchungshilfe dar.     In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt: Nein

Profil: MINIMUM
Beschreibung: Das Profil MINIMUM enthält die wesentlichen Angaben zu Käufer und Verkäufer, den Gesamtrechnungsbetrag und die Gesamtumsatzsteuer. Auf Positionsebene kann nur die Referenz des Käufers angegeben werden. Eine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer wird nicht unterstützt. Es stellt somit eine Buchungshilfe dar.
In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt: Nein


Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung versandt?

Die Art des Versandes einer ZUGFeRD-Rechnung ist nicht festgelegt. Aktuell werden Rechnungen häufig als E-Mail-Anhang versandt, aber auch andere Sendemethoden, wie z. B. ein Datei-Upload, eine Übertragung via USB-Stick oder über Rechnungseingangsportale sind möglich.