Der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz stellt elektronische Rechnungen aus

Rechnungen des Kommunal-Kaufhauses des Gemeinde- und Städtebundes Rheinland-Pfalz werden seit August 2019 über das Format ZUGFeRD 2.0 erstellt.

Hintergrund: Der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz hat 2016 über seine Tochter, die Kommunalberatung Rheinland-Pfalz GmbH, ein landesweites, kommunales Kaufhaus (KOKA) für Gemeinde- und Stadtverwaltungen eingerichtet, um mit dem Einsatz von technischen Lösungen Einkaufs-, Vergabe- und Abrechnungsprozesse zu digitalisieren. Die einzelnen Teilschritte des Systems greifen zielführend ineinander und setzen den Digitalisierungsprozess der Verwaltungen um. Die Bestellungen innerhalb des KOKA-Systems ermöglichen unter anderem direkte Bestellungen, Reklamationen oder Artikelanfragen. Zudem erfolgt eine direkte Zuordnung zum jeweiligen Rahmenvertrag. Die elektronische Kontierung und Übermittlung an den jeweiligen Lieferanten werden automatisch durchgeführt.

Um die erzielten wirtschaftlichen Vorteile dieser Innovationen weiter auszubauen und die positiven Effekte der Digitalisierung für die Mitglieder des Gemeinde- und Städtebunds Rheinland-Pfalz zu erschließen, erfolgte in 2019 auch die Umstellung von Papierrechnungen auf die elektronische Rechnungslegung. Seit August 2019 stellt der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz die Ausgangsrechnungen des KoKa landesweit elektronisch aus. Mit dem Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 entschied sich der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz für ein hybrides Format, bei welchem die Rechnung über das PDF-Dokument für jedermann leicht visualisierbar ist und gleichzeitig eine medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten über die eingebettete XML-Datei ermöglicht wird.

Mit dieser Umstellung werden auch die Gemeinden und Städte, die die Rechnungen des KOKA empfangen, an die elektronische Rechnung herangeführt. Dies bietet ihnen zugleich die Option, die rechtlichen Umsetzungsfristen für den elektronischen Rechnungsverkehr rechtzeitig umzusetzen und sich an die geänderten Verfahren zu gewöhnen.

Veröffentlicht am 15.10.2019/ Bild: Fotolia, Momius