Die elektronische Rechnung im Jahr 2020

Im Jahr 2020 stand das Thema "Elektronische Rechnung" stark im Fokus: Spätestens im April 2020 verankerten die Bundesländer ihre Regelungen zum Empfang elektronischer Rechnungen in zugehörigen E-Government-Gesetzen und Umsetzungsverordnungen. Am 27. November 2020 trat sodann die Lieferantenverpflichtung auf Bundesebene in Kraft. Mit dem zuletzt genannten Datum müssen alle Rechnungssteller, die mittelbaren und unmittelbaren Bundesbehörden Rechnungen übermitteln, in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erstellen, zu übersenden und revisionssicher zu archivieren. Je näher der 27. November 2020 rückte, desto klarer wurde, dass viele Lieferanten des Bundes in Bezug auf die elektronische Rechnung unvorbereitet sind und notwendige Systemanpassungen noch ausstehen. Fakt ist, dass papierbasierte Rechnungen bzw. einfache PDF-Dateien, die keine strukturierten Rechnungsdaten enthalten, seit dem 27. November 2020 von Bundesbehörden nicht mehr akzeptiert werden. Fundierte FAQs bzw. Hilfestellungen bei der Umsetzung der elektronischen Rechnung im eigenen Unternehmen erhalten Sie u. a. bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards, dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, beim Forum elektronische Rechnung Deutschland sowie auch bei den Mitgliedern des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Ende November 2020 fand die Plenumssitzung des Forums elektronische Rechnung Deutschland statt. Auf der gelungenen Onlinesitzung bewarben sich interessierte Unternehmen um die Mitgliedschaft im FeRD. Die Leiter der Competence Center berichteten über ihre Tätigkeiten und gaben einen Ausblick auf künftige Aktivitäten.

Competence Center Marketing & Kommunikation (CC1)
Ein Teil der Arbeit des CC1 war es, eine gemeinsame Sprachregelung mit der öffentlichen Verwaltung zu erarbeiten, die Rechnungsstellern, Softwareherstellern, Behörden, Verbänden und übrigen Wirtschaftsakteuren einen leichten Zugang zur elektronischen Rechnung ermöglicht und die geltenden Regelungen klar aufzeigt. Die Sensibilisierung der Akteure des Marktes stand hier klar im Fokus. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat mit Hilfe von Meldungen, kostenfreien Veranstaltungen und hilfegebenden Unterlagen Interessierte über Abläufe informiert und Handlungsempfehlungen herausgegeben. Insbesondere mit Blick auf den 27. November 2020 sah das FeRD sich in der Pflicht, Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern des Bundes auf die Dringlichkeit zur Umsetzung der elektronischen Rechnung hinzuweisen.

Primäre Aufgabe des Competence Centers Marketing & Kommunikation ist es, die Arbeitsergebnisse der übrigen Competence Center zu verteilen.

Competence Center Geschäftsprozesse & Compliance (CC2)
Das Competence Center Geschäftsprozesse & Compliance hat sich in 2020 in insgesamt sechs Onlinemeetings getroffen – darunter war auch ein deutsch-französisches Webmeeting.

Ein Themenschwerpunkt war die Erarbeitung des Leitfadens "Die elektronische Rechnung – Hinweise für kleine und mittlere Unternehmen", welcher Anfang Juni 2020 veröffentlicht werden konnte. Der Leitfaden ordnet die elektronische Rechnung als wesentlichen Teil der Digitalisierung ein und beleuchtet sie von unterschiedlichen Seiten. Ziel des Leitfadens ist es, Wirtschaft und Verwaltung einen erleichterten Zugang zur Digitalisierung zu ermöglichen und Anforderungen der E-Rechnung aufzuzeigen.

In Anlehnung an den Leitfaden wurden die deutschen und französischen rechtlichen Rahmenparameter mit länderspezifischen Besonderheiten in einen Kurz-Leitfaden übertragen, welcher sich noch in Finalisierung befindet.

Ergänzend zum Digital Office Index 2020 hat sich das CC2 an der Überarbeitung der Fragestellungen zur elektronischen Rechnung beteiligt und eine Kommentierung der Umfrageergebnisse gemeinsam mit Bitkom herausgegeben.

In 2021 ist das Kernthema "Potenziale der Blockchain-Technologie bei der Digitalisierung des Rechnungsaustausches" vorgesehen.

Competence Center Standards, Formate & Integration (CC3)
Mit 43 Mitgliedern ist das CC3 das personell stärkste Competence Center des Forums elektronische Rechnung Deutschlands. In 2020 fanden 22 Onlinemeetings statt; darunter waren zehn Meetings mit internationaler Ausrichtung. Die Kooperation mit dem Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publices Electroniques wurde verstetigt.

Am 24. März 2020 konnte ZUGFeRD 2.1 veröffentlicht werden. Zum 1. Juli 2020 gelang der Schulterschluss mit der öffentlichen Verwaltung, so dass ZUGFeRD 2.1.1 um das Referenzprofil XRECHNUNG erweitert werden konnte. Eine Einlieferung der ZUGFeRD-Rechnung in der Version 2.1.1 mit dem Profil XRECHNUNG in rein strukturierter Form ist bei den Bundesportalen möglich.

Neben der elektronischen Rechnung hat das CC3 in 2020 auch die elektronische Bestellung auf den Weg gebracht: Der erste Entwurf von Order-X – dem deutschfranzösischen Bestellstandard – konnte Ende August 2020 für ein Public Review veröffentlicht werden. Nach der Einarbeitung der Änderungshinweise aus der Draft-Public-Review-Phase schließt sich ein weiterer Review-Prozess an. Im ersten Quartal 2021 wird das Team des CC3 Version 1.0 von Order-X veröffentlichen.

Competence Center Schnittstelle Wirtschaft & Verwaltung (CC4)
In insgesamt sieben Präsenz- und vornehmlich Onlinemeetings trafen sich die Experten des CC4 und haben maßgeblich an drei Projekten gearbeitet. In den veröffentlichten Bund-Länder-Übersichten finden Interessierte die durch Bund und Länder verankerten rechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung. Die umfangreichen Steckbriefe schlüsseln die spezifischen Regelungen auf. Daneben hat der Kreis einen Steckbrief in Kurzfassung erstellt, welcher für Bund und Länder die wesentlichen Eckdaten aufschlüsselt.

In zwei Dokumenten haben die Experten in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Informationen zum Onboardingprozess von Lieferanten zusammengestellt. Mit Hilfe dieser Unterlagen wird es öffentlichen Auftraggebern und deren Dienstleistern ermöglicht, gegenseitig die relevanten Angaben abzufragen, die für die elektronische Verarbeitung einer elektronischen Rechnung benötigt werden.

Zudem wurde innerhalb des CC4 mit unterstützenden Beiträgen durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards ein allgemeines Verständnis zu Peppol hergestellt.

Detailthemen des CC4 für das Jahr 2021 wurden im Januar 2021 besprochen.

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland blickt einem spannenden Jahr 2021 entgegen, welches neben der elektronischen Rechnung auch weitere Prozesse der Wertschöpfungskette in den Fokus der Digitalisierung rücken wird.

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