FeRD-Newsletter: Ausgabe 1 / Februar 2016

Editorial

Digitale Rechnungen sind auf der CeBIT 2016 wieder Top-Thema

- Vorträge, Diskussionen und Praxisbeispiele rund um ZUGFeRD & Co. in Halle 3 -

Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser des FeRD-Newsletters,

wenn Unternehmen von der klassischen papierbasierten Rechnung auf das elektronische Format umsteigen, können sie erhebliche Kosten sparen. Außerdem möchten wir heute unsere Rechnungen ebenfalls unterwegs per Laptop oder Smartphone freigeben und nicht den Papierstapel mit nach Hause nehmen müssen. Besonders unser einheitliches Datenformat ZUGFeRD sorgt dafür, dass selbst kleine und mittelständische Unternehmen heute von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren. Auch auf der CeBIT 2016 sind die digitale Rechnungsverarbeitung, die elektronische Rechnung und ZUGFeRD wieder zentrales Thema der Halle 3, in der sich wie gewohnt alles um das digitale Büro und Enterprise Content Management dreht. Auf dem CeBIT ECM-Forum, das erneut vom Bitkom organisiert wird, können sich die Besucher in Vorträgen oder bei Debatten über aktuelle Fragen und Entwicklungen rund um das digitale Büro informieren. Dazu gehören eine Podiumsdiskussion über die neue EU-Norm sowie Fachvorträge über neue Formen der Rechnungsverarbeitung oder etwa die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Außerdem können sich Fachbesucher an den Ständen verschiedener Unternehmen ansehen, wie die Umsetzung von ZUGFeRD in der Praxis aussieht.

Große Unternehmen setzen das digitale, papierlose Büro mithilfe von ECM-Systemen allmählich in die Tat um. Aber gerade bei den kleinen und mittelständischen herrscht Nachholbedarf. Deshalb lautet auf der diesjährigen CeBIT das Motto der Halle 3 „ECM digitalisiert den Mittelstand“. Wie in den Vorjahren wird Bitkom mit seinem ECM Solutions Park wieder der zentrale Anlaufpunkt für seine Mitglieder sein. Auf dem Gemeinschaftsstand mit zentralem Ausstellercafé zeigen Aussteller aus dem ECM-Umfeld ein breites Lösungsangebot rund um die digitale Verarbeitung von Dokumenten im Unternehmen. Die 60 Podiumsdiskussionen und Fachbeiträge auf dem ECM-Forum behandeln insgesamt sechs Themenblöcke: „Rechnungen rechnen sich – Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch ECM-Software“, „In der Praxis klappt’s – Praxisbeispiele rund um Digitale Akten, Archivierung, Dokumentenmanagement & Co.“, „Mobil macht’s möglich – Mobiles Arbeiten und Verfügbarkeit von Informationen – immer und überall“, „Gemeinsam statt einsam – Digitale Zusammenarbeit und optimierte Prozesse“, „Ob rein oder raus – ECM kennt sich aus – In- und Output Management rund um Dokumentenmanagementsysteme“ und „Alles erlaubt oder doch verboten? – GoBD, ZUGFeRD & Co.: keine Angst vor Standards und Compliance mit ECM“. Wer also die CeBIT sinnvoll nutzen möchte, um wichtigen Input zu digitalen Rechnungen und anderen Themen rund um das digitale Büro zu bekommen, sollte auf der CeBIT 2016 genug Zeit für einen ausführlichen Besuch der Halle 3 einplanen.

Die CeBIT 2016 findet vom 14. bis zum 18. März 2016 auf dem Messegelände Hannover statt und steht unter dem Motto „d!conomy: join – create – succeed“. Im letzten Jahr nahmen über 220.000 Besucher aus mehr als 100 Ländern an der Messe Teil, die als weltweit größte Veranstaltung für Digitalisierung gilt. 2016 steht die Schweiz als Partnerland im Fokus. Wir freuen uns auf die Messe und hoffen hier durch unsere Impulse einen weiteren großen Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro anregen zu können.

Frank Früh

Bitkom - Bereichsleiter Enterprise Content Management

IHK-Aktionstage „Digitalisierung im Mittelstand – E-Rechnung, Scannen und Archivieren"

Während große Unternehmen bei der Digitalisierung im kaufmännischen Bereich in den vergangenen Jahren deutliche Fortschritte gemacht haben, besteht im Mittelstand erheblicher Nachholbedarf. Noch immer dominiert hier Papier die kaufmännischen Prozesse und noch immer werden 80 bis 90 Prozent der Rechnungen auf Papier gedruckt und per Post verschickt. Würde auf elektronische Verarbeitung umgestellt, könnten die Kosten um etwa zehn Euro pro Rechnung gesenkt werden. Hinzu kommt: Elektronische Rechnungen werden schneller bezahlt. Gerade im Mittelstand gibt es jedoch viele Fragen gegenüber den rechtlichen Rahmenbedingungen. Unsicherheit hinsichtlich einer revisionssicheren Ausgestaltung der elektronischen Aufbewahrungssysteme und deren Akzeptanz durch die Finanzbehörden und Gerichte behindert die Bereitschaft zur Umstellung auf elektronische Verfahren. Dies bestätigte jüngst eine Untersuchung des Bundesfinanzministeriums (BMF) zusammen mit dem Statistischen Bundesamt.¹

Vor diesem Hintergrund haben die Industrie- und Handelskammern (IHK) im Jahr 2015 rund 20 Aktionstage zum Thema Digitalisierung und elektronische Rechnung durchgeführt, die den Unternehmen die Umstellung von papierbasiertem zu digitalem Arbeiten erleichtern sollten. Die Aktionstage wurden unterstützt vom Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) sowie dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und teilweise in Kooperation mit dem Deutschen Steuerberaterverband und dem BITKOM durchgeführt.

Die Teilnehmer kamen aus mittelständischen Unternehmen und repräsentierten mit einer überwiegenden Größe von bis 50 Mitarbeitern ein wichtiges Segment der deutschen Wirtschaft. Das Interesse an einer Umstellung auf elektronische Verfahren war besonders stark bei Unternehmen aus dem produzierendem Gewerbe sowie IT- und Medienunternehmen; die beiden Gruppen stellten jeweils rund 40 Prozent der Teilnehmer bei den Informationsseminaren. Vertreter von Handelsunternehmen machten rund 20 Prozent der Teilnehmer aus. Die Teilnahme an den Seminaren war mit durchschnittlich 75 Unternehmensvertretern pro Veranstaltung hoch.

Bei der Informationskampagne der IHKs wurden Unternehmen mit Interesse an einer Umstellung auf elektronische Verfahren, regionale Vorreiterunternehmen, Softwareanbieter und Berater zusammengeführt. Neben einer allgemeinen Darstellung der Vorteile von Digitalisierung war ein wichtiger Bestandteil der Seminare die Erläuterung der rechtlichen und vor allem steuerrechtlichen Rahmenbedingungen für den elektronischen Geschäftsverkehr. In der Regel waren Vertreter der Finanzverwaltung anwesend, die die Anforderungen zum Umgang mit elektronischen Daten erläuterten. Rechtliche Fragen stellten sich dabei nicht nur beim elektronischen Rechnungsaustausch sondern auch bei der Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Unterlagen.

Ein hoher Informationsbedarf der Unternehmen bestand auch bei Fragen zum Umstellungsprozess und zur Technik (Hardware, Software). Dem trugen Vorträge von Unternehmen, die bereits eine Umstellung auf die elektronische Rechnung vorgenommen hatten, Rechnung. Veranschaulicht wurden die Vorteile und die Umstellungsprozesse bei der elektronischen Rechnungserstellung, des Rechnungsempfangs sowie dessen Bearbeitung und Archivierung. Der Austausch mit den Anwendern verdeutlichte vor allem auch die Vorteile des ZUGFeRD-Standards.

Seit 2014 steht mit dem ZUGFeRD-Standard ein einfaches, sicheres und automatisch auswertbares Datenformat für die elektronische Rechnung zur Verfügung (PDF/A-3  mit einer eingebetteten XML-Datei). Entwickelt wurde das ZUGFeRD-Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV e.V.). Das kostenfreie Format ist inzwischen von vielen professionellen Anbietern von Buchführungssoftware integriert worden.

Die Informationstage haben gezeigt, dass die Themen elektronische Rechnung, ZUGFeRD-Standard sowie Scannen und Archivieren auf großes Interesse bei mittelständischen Unternehmen stoßen. Die Aktionstage sollen deshalb fortgeführt werden.

Dr. Ulrike Beland

DIHK | Deutscher Industrie- und Handelskammertag e.V.

 
Termine

• 17.02.2016: "TrE³asury with camt.086: Electronic, Efficient, Easy", Verband Deutscher Treasurer, Frankfurt
  
  
• 14.-18.03.2016:  CeBIT, Workshops und Anwendungen mit ZUGFeRD 14.03.2016 FeRD und ZUGFeRD auf der CeBIT 2016
  
  
  • 14.03.2016, 12:00-12:30 Uhr
    Paneldiskussion „Die neue EU Norm für elektronische Rechnungen und ZUGFeRD: Was kommt, was bleibt, was ändert sich?"
    (Halle 3 – ECM-Forum BITKOM, Stand B 06)
    
    
  • 18.03.2016, 11:30 - 12:00 Uhr
    Vortrag "Warum sich ZUGFeRD als Rechnungsformat durchsetzen wird"
    (Halle 5, Stand F04)
    
    
  • 17.03.2016, 13:00 - 13:30 Uhr
    Vortrag "ZUGFeRD und e-Rechnung mit Enterprise Content Management"
    (Halle 7, Stand D68)
    
    
• 7.+8.04.2016:  3. Deutsch-Französischer Workshop zur E-Rechnung, Karlsruhe/Bretten
  
  
• 20.04.2016: Landesarbeitstagung des Fachverbandes der Kommunalkassenverwalter e.V., Landesverband Baden-Württemberg
  
  
• 27.04.2016: Landesarbeitstagung des Fachverbandes der Kommunalkassenverwalter e.V., Landesverband Hessen
  
  
• 18. + 19.5.2016:   AWV-Veranstaltung E-Rechnung in der Verwaltung (http://www.awv-net.de/cms/index-b-9-1156.html) (mit Workshop), Berlin
  
  
• 14.+15.06.2016: PDF Days Europe, Berlin
  
  
• 7.+8.09.2016: 3. FeRD-Konferenz, BMWi/Berlin

Kontakt:
Stefan Engel-Flechsig
Leiter FeRD
Tel.: +49 228 28 98 253/254
E-Mail: stefan@engel-flechsig.de