FeRD-Newsletter: Ausgabe 1 / Februar 2017

Editorial

Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser,

mit inzwischen rund 11.000 Downloads des ZUGFeRD-Formats und rund 300 gelisteten ZUGFeRD-Unterstützern startet FeRD in ein neues Jahr!

Bei der CeBIT in Hannover wird es gleich am Auftaktstag, also am Montag, den 20. März 2017, auf der „Digital Office Stage“ von Bitkom eine Podiumsdiskussion zum Thema „Die E-Rechnung für alle – ZUGFeRD wird international“ geben (16:15 Uhr, in Halle 3, Stand B17).

Und auch in diesem Jahr wird, wie schon in den Jahren zuvor, im Frühjahr wieder eine große AWV-Veranstaltung zum Thema „Der Weg zur E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ stattfinden und im Herbst eine weitere FeRD-Konferenz. Die Teilnahme an beiden Veranstaltungen ist wie immer kostenfrei.

Die Veranstaltung „Der Weg zur E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ befasst sich mit den Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnung generell sowie aktuellen Sachstandsberichten aus Deutschland und Europa. Sie richtet sich an Verwaltungspraktiker aus Bund, Ländern und dem kommunalen Bereich. Sie sind eingeladen, sich hierfür den 17. und 18. Mai 2017 vorzumerken. Weitere Informationen zu Programm und Anmeldung folgen in Kürze.

Ebenfalls können Sie sich gerne schon den Termin für die 4. FeRD-Konferenz im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie in Berlin vormerken: Die Konferenz wird am 14. September 2017 stattfinden. Über das Programm sowie die Anmeldemöglichkeiten werden wir rechtzeitig informieren. Es wird hier wieder Platz für 200 Teilnehmerinnen und Teilnehmer geben.

Ich freue mich, wenn ich Sie auf der ein oder anderen Veranstaltung begrüßen darf!

Ihre Nicole Wingender
FeRD-Marketing, AWV e.V.

ZUGFeRD Anwender gründen Usergroup: Branchenspezifische Weiterentwicklung und fachlicher Austausch stehen im Fokus

Am 31.01.2017 versammelten sich 15 ZUGFeRD Anwender-Unternehmen aus Wirtschaft und Verwaltung in Hannover, um über die Zukunft des ZUGFeRD Formats aus Sicht der Anwender zu beraten. Das Treffen wurde von der ZUGFeRD Community in Kooperation mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) organisiert. Die neu formierte Usergroup startet mit sechs Fachkreisen ihre Arbeit und wird richtungsweisend die weitere Entwicklung des Datenformats begleiten.

Auf vorangegangen ZUGFeRD Veranstaltungen wie der FeRD Konferenz in Berlin und den Entwicklertagen der ZUGFeRD Community in Bielefeld, wurde immer wieder festgestellt, dass vonseiten der ZUGFeRD Anwender-Unternehmen ein großer Bedarf besteht, die Weiterentwicklung des ZUGFeRD Formates branchenspezifisch mitzugestalten und sich mit anderen Anwendern fachlich auszutauschen. Auch erhofft sich FeRD die Bedürfnisse der ZUGFeRD Anwender-Unternehmen besser kennenzulernen, um diese in die weitere Entwicklung des Formats aufnehmen zu können.

Im Zuge des Gründungstreffens der ZUGFeRD-Usergroup wurden von den teilnehmenden Unternehmen verschiedener Branchen jetzt sechs Fachkreise gebildet: Entsorgungsunternehmen; Energiewirtschaft; Handel & Industrie; öffentliche Verwaltung; Bauwirtschaft und Sanitär. In diesen Fachkreisen sollen im ersten Schritt das ZUGFeRD Format mit Blick aus der Branche betrachtet und die branchenspezifischen Bedürfnisse herausgearbeitet werden. Weitere Fachkreise sollen je nach Anforderung dazukommen

Aus den ersten Fachkreisen rekrutiert sich auch der erste Leitungskreis der ZUGFeRD Usergroup. Zum Leitungskreis gehören Christiane Flick vom Landmaschinenhersteller CLAAS, Siegfried Vogel vom Kölner Entsorgungsdienstleister Zentek, Sven Husmann von E.ON Business Services, Britta Schlink vom krz Kommunales Rechenzentrum Minden- Ravensberg/Lippe sowie Marc Mann von E.ON Energie Deutschland. Marc Mann übernimmt zugleich die Leitung der ZUGFeRD Usergroup für zunächst zwei Jahre

Die ZUGFeRD Usergroup ist als Working Group in der Organisation der ZUGFeRD Community angesiedelt und kann so die dahinterstehende Geschäftsstelle nutzen. Die ZUGFeRD Community ist eine gemeinsame Plattform für Wissens- und Erfahrungsaustausch rund um das ZUGFeRD-Format und die elektronische Rechnung. Das Netzwerk richtet sich an alle Anwender, Entwickler und Experten aus Wirtschaft und Verwaltung und versteht sich dabei als offene Anwendervereinigung. Mitglied werden kann jede Organisation durch kostenlose Anmeldung unter www.zugferd-community.net.

Stefan Engel-Flechsig, der als Leiter des FeRD an dem Treffen der Usergroup teilgenommen hat, ist angetan vom Engagement der Teilnehmer: „Mit der Gründung der Usergroup machen wir einen logischen nächsten Schritt, um die Erfahrung bei der Umsetzung des Formats ZUGFeRD zur Weiterentwicklung des Formats zu nutzen. Die Begeisterung der Unternehmen zeigt, dass das Format in der Praxis angenommen wird. Die ZUGFeRD-Community wird damit um eine wichtige Komponente ergänzt.“

Interessierte Unternehmen können ab sofort über usergroup@ferdmc.com mit der Usergroup in Kontakt treten.

Stefan Engel-Flechsig
Leiter FeRD

Die E-Rechnung als Finanzprozess: Effizienz – eine Frage des richtigen Systems

Von der Erfassung der Rechnung bis zum Start der Mitzeichnung spart das Bundesverwaltungsamt (BVA) 40 Prozent Zeit durch den Einsatz der E-Rechnung ein. Das Beispiel des BVA und viele weitere Projekte zeigen: Die E-Rechnung entfaltet ihr Effizienzpotenzial am besten in einem durchgängigen, integrierten und schnittstellenfreien Prozess. Da es sich hier um einen Finanzprozess handelt, empfiehlt es sich, die E-Rechnung in einem Verfahren abzubilden, das alle erforderlichen Daten vorhält. Eine Abbildung im ERP-System bzw. Finanzverfahren liegt auf der Hand.

Teilweise ist aber auch zu beobachten, dass Behörden ihren Rechnungsbearbeitungsprozess in einem Dokumenten-Management-System (DMS) abbilden. Da öffentliche Einrichtungen zunehmend unter Druck stehen, Kosten zu senken und Effizienz zu steigern, wird der Rechnungsbearbeitungsprozess im ERP-System bzw. Finanzverfahren vor diesem Hintergrund nachfolgend genauer untersucht und einer Abbildung im DMS gegenübergestellt.

Der Rechnungsbearbeitungsprozess

Rechnungseingang & Validierung

Angenommen eine Behörde hat mehrere Laserdrucker über das Logistikmodul ihrer ERP-Software bestellt: Nach Lieferung und Prüfung der bestellten Ware wird die zugehörige Rechnung im ERP-System erfasst – der Rechnungsbearbeitungsprozess nimmt seinen Lauf.

Ein Vorteil der Abbildung im ERP-System besteht in der standardmäßigen Vorprüfung der E-Rechnungskomponente. Die strukturierten XML-Daten, die z. B. das ZUGFeRD-Format oder die XRechnung der elektronischen Rechnung liefert, werden mit den vorhandenen Stammdaten im System direkt abgeglichen. Bei Bedarf kann eine direkte Korrektur der Daten erfolgen.

Auch im DMS könnte diese Validierung erfolgen – vorausgesetzt alle Informationen (Partner, Bankverbindung, Bestellnummer, Zahlbedingung, etc.) sind direkt verfügbar.

Zuordnung der Bestellung & Ergänzung

Im nächsten Schritt ist ein Abgleich der eingegangenen Rechnung mit der Bestellung erforderlich. Da sich die notwendigen Informationen bereits in der Datenbank des ERP-Systems befinden, kann dies systemgesteuert durch das ERP-System stattfinden. Im Idealfall liefert die Bestellung dazu bereits die Kontierungsinformationen (HH-Stelle, Kostenstelle, Projekt).

Der Abgleich im DMS ist mit deutlich höherem Aufwand verbunden: Falls die Bestellinformationen im ERP-System vorliegen, ist ein Abgleich erst nach Datenübergabe an das DMS oder manuell durch Einblick in die Bestellungen im ERP-System möglich.

Da es sich in dem Beispiel der Druckerbestellung um eine Anlage handelt, kommen die Nebenbücher ins Spiel. Hier muss mindestens der Zugang der Anlage erfasst werden, möglicherweise wird diese auch erst an dieser Stelle angelegt. Im ERP-System werden die Kontierungsdaten bei Bedarf ergänzt, wobei die Plausibilitätsprüfung fehlerhafte Eingaben verhindert. Gleichzeitig bietet es sich an, die Mittelverfügbarkeit zu überprüfen – im ERP-System kann jederzeit auf den aktuellen Budgetstatus mit einem Klick zugegriffen werden.

Auch im DMS lassen sich Daten ergänzen – voraussichtlich aber ohne Plausibilitätsprüfung, da diese Informationen klassischerweise im ERP-System liegen. Um die Verfügbarkeit der Mittel zu prüfen, ist eine Datenübergabe an das ERP notwendig. Ein Anruf beim Budgetverantwortlichen wäre auch eine Lösung, ist jedoch genau das, was verhindert werden soll. Die Erfassung des Zugangs der Anlage sowie das Anlegen des Anlageobjektes sind im DMS vermutlich nicht möglich.

Prüfung & Anordnung

In diesem Schritt geht es um die genaue Prüfung der Rechnung. Durch den unmittelbaren Zugriff auf die Bestelldaten inkl. der dazugehörigen Dokumente ist dies im ERP-System mit wenig Aufwand möglich. Der Abgleich mit der Bestellung wurde ggf. bereits systemseitig durchgeführt, sodass bei umfangreichen Bestellungen eine deutliche Entlastung eintritt. Die sachliche Prüfung ist auch im DMS problemlos möglich – vorausgesetzt, die notwendigen Dokumente wie Lieferscheine und Verträge wurden im DMS abgelegt.

Das Buchen von Rechnungen gehört schließlich zu den Kernaufgaben eines ERP-Systems. In der Regel wird durch die Buchung auch die dazugehörige Festlegung, die im Zuge der Bestellung erzeugt wurde, aufgelöst. Das DMS beinhaltet hingegen keine Finanzbuchhaltung und führt daher keine Buchung von Belegen durch.

Fazit

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die elektronische Rechnungsbearbeitung umzusetzen. Eine Abbildung im ERP-System stellt eine besonders große positive Hebelwirkung in Aussicht, da sich auf diese Art eine medienbruchfreie, durchgängige und wartungsarme Umsetzung des Rechnungsworkflows darstellen lässt. Der manuelle Abgleich von Bestellung und Rechnung entfällt, was viel Zeit und am Ende auch Geld spart.

Eine Lösung, die auf den Datenaustausch über Schnittstellen mit anderen Verfahren angewiesen ist, macht die Handhabung und Pflege aufwendig. Zusätzlich steigt die Fehleranfälligkeit, da heterogene Datenmodelle die Komplexität des Betriebs erhöhen. Mit Dokumenten-Management-Systemen werden gesetzliche Richtlinien zwar erfüllt, Effizienzpotenziale jedoch nicht vollständig genutzt. Das bedeutet letztendlich, dass bei der Rechnungsbearbeitung Finanzanwendungen unabdingbar sind.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in dem Vortrag „E-Beschaffung und E-Rechnung als ganzheitlicher Finanzprozess – Mit wenig Kraftverlust zum Gipfel“ auf der CeBIT am Mittwoch, dem 22.03.2017 um 13:30 Uhr im Forum Public Sector Parc, Halle 7 – www.mach.de/cebit-programm

Patrick Spahn
Segmentmanager & Experte E-Rechnung
MACH AG

Termine

16.03.2017 SEEBURGER E-Invoicing-Kongress

20.03.2017 CeBIT 2017: Die E-Rechnung für alle

06.04.2017 DSAG AG Datenzugriff (GoBD/GDPdU)

09.05.2017 Infotag E-Rechnung des VDMA

17./18.05.2017 Der Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis

14.09.2017  4. FeRD-Konferenz, Bundeswirtschaftsministerium für Wirtschaft und Energie, Berlin

19.10.2017 EuroFactura 2017

Kontakt

Stefan Engel-Flechsig
Leiter FeRD
Tel.: +49 228 28 98 253/254
E-Mail: stefan@engel-flechsig.de