FeRD-Newsletter: Ausgabe 2 / Mai 2016

Editorial

ZUGFeRD auf den PDF Days Europe 2016 in Berlin

Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser des FeRD-Newsletters,

als PDF Association freuen wir uns über die langjährige und konstruktive Zusammenarbeit mit der FeRD-Gruppe und daher ist das Thema ZUGFeRD mit PDF/A-3 natürlich auch ein wichtiger Themen-Block auf unserem Haupt-Event, den PDF Days Europe, die am 14. und 15. Juni in Berlin stattfinden.

ZUGFeRD ist jetzt in der Praxis angekommen und daher wird es auf den PDF Days zwei Anwender-Vorträge wie z.B. von der Firma AUGUST STORCK KG mit Herrn Werner Brinkkötter geben und die SAP wird zeigen, wie man ZUGFeRD in  SAP-Umgebungen realisieren kann. Dazu erhalten die Teilnehmer alle aktuellen Informationen rund um PDF und können die weltweiten PDF-Experten treffen!

Persönlich bin ich jetzt schon viele Jahre im FeRD-Arbeitskreis AP5 aktiv, der sich um Marketing-Themen kümmert und praktische Einsatzberichte von Anwendern sind immer wichtig, damit Sie sehen können, wie andere Unternehmen und Organisationen die elektronische Rechnungsverarbeitung mit ZUGFeRD praktisch umsetzen. Daher beschreibt der Fach-Artikel in diesem Newsletter die Erstellung von  ZUGFeRD-konformen Ausgangsrechnungen bei Gebr. Westhoff GmbH & Co. KG unten.

Unser Vorstand, Dr. Bernd Wild, ist gleichzeitig Leiter des AP3, der die betriebswirtschaftliche und technische Spezifikaton von ZUGFeRD erarbeitet hat und das Thema weiter voran treibt. Im Nachhinein war es ein zeitlicher „Glücksfall“, dass der  ISO-Standard PDF/A-3 im Herbst 2012 verabschiedet wurde als die ersten Arbeiten an ZUGFeRD begannen. PDF/A-3 ist das perfekte Dokumenten-Format, das sowohl das Belegbild der Rechnung (als PDF) und eben die ZUGFeRD-XML-Datei in 1 Objekt bündelt. Wer nach wie vor Rechnungen manuell bearbeitet und vielleicht kein IT-Spezialist ist, kann mit einem PDF-Viewer umgehen und die PDF-Rechnung manuell bearbeiten, wie bisher. Wer elektronische Rechnungsverarbeitung umsetzen will, kann sich sehr einfach die ZUGFeRD-XML-Datei aus der PDF/A-3 Datei extrahieren und diese eben in ERP- und ECM-Systeme automatisch überführen. Nach der kurzfristigen Rechnungsverarbeitung ist die PDF/A-3 Datei ein komplettes Dokument, dass archiviert werden kann.

Wir begleiten auch die europäischen Abstimmungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung und hoffen, in Deutschland mit PDF/A-3 ein technisch optimales Dokumentenformat vorgestellt zu haben, dass auch in anderen europäischen Ländern so genutzt werden kann.

Wir würden uns sehr freuen, ZUGFeRD mit PDF/A-3 und andere Themen rund um PDF mit Ihnen während der PDF Days Europe in Berlin zu diskutieren!

Und als „waschechter“ Berliner kann ich Ihnen versichern, dass „Berlin immer eine Reise wert ist“; nicht nur wegen ZUGFeRD und PDF.

Ihr
Thomas Zellmann
Geschäftsführer PDF Association

Gebr. Westhoff erstellt ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen mit SAP von Nicole Körber

Die Gebr. Westhoff GmbH & Co. KG erstellt seit Dezember 2014 ihre Ausgangsrechnungen nach dem ZUGFeRD-Datenmodell. Dazu benutzt das traditionsreiche, mittelständische Bremer Familienunternehmen eine von dem zertifizierten SAP-Partner LS GmbH und dem PDF/A-Experten LuraTech Europe GmbH gemeinsam erstellte Lösung.

Das Familienunternehmen Gebr. Westhoff mit rund 200 Mitarbeitern ist seit mehr als 145 Jahren exklusiv für die gehobene Gastronomie und Hotellerie tätig: Neben den hochwertigen Westhoff-Kaffees, den verschiedenen Espressi der bekannten Marke „W Espresso Il Mio”, den unterschiedlichsten Teesorten und Darreichungsformen der Marke „W Tea Dream”, bietet es auch diverse Trinkschokoladen und Kakaospezialitäten unter der Marke „W Choco Châlet” an. Das Engagement im Nachhaltigkeitsbereich spiegelt z. B. die Bio-Fairtrade-Marke „Café Manos” und einer kompletten Bio-Tee-Range wider.

Anlass, sich mit dem ZUGFeRD-Datenmodell zu beschäftigen, waren vermehrte Kundenanfragen zum elektronischen Austausch von Rechnungsdaten. „Zu unserem Kundenkreis gehören auch zahlreiche kleinere und mittelständische Unternehmen, bei denen sich der Einsatz des EDI-Verfahrens zur Übertragung von Rechnungsdaten aus Kostengründen nicht lohnen würde“, erläutert Christian Schrader, Innendienstleiter Vertrieb bei Gebr. Westhoff. „Das ZUGFeRD-Datenmodell ist für sie eine attraktive Alternative, da die Investitionen zur Rechnungsverarbeitung gering sind.“ ZUGFeRD-kompatible Rechnungen sind PDF/A-3-Dateien, die sowohl das visuell darstell- und archivierbare PDF-Dokument als auch den XML-Datensatz der Rechnungen beinhalten. Das Datenmodell wurde vom Forum elektronische Rechnungen (FeRD) entwickelt, an dem sich zahlreiche Verbände und Unternehmen beteiligen.

Gebr. Westhoff nahm an einem gemeinsamen Webinar von LuraTech und LS teil, in dem die beiden Unternehmen ihre gemeinsame Lösung speziell für SAP-Anwender vorstellten. Mit dieser generiert der Anwender aus seinem SAP-System die herkömmliche PDF-Rechnung und übergibt sie an den Open System Integration Server (OSIS) von LS. Dabei handelt es sich um einen Business Integration Server, der die Vernetzung von IT-Anwendungssystemen in Enterprise-Application-Integration (EAI)-Szenarien durchführt, und darüber hinaus EDI in die internen Anwendungssysteme integriert. OSIS erhält z.B. über die SAP-RFC (Remote Function Call)-Schnittstelle den IDOC-Export und erstellt daraus den XML-Datensatz im ZUGFeRD-Format. Diesen übergibt OSIS mit der dazugehörigen PDF-Datei an den LuraTech Compressor, der dann die PDF-Rechnung in eine PDF/A-Datei konvertiert, die ZUG-FeRD-XML-Datei einbettet und zusätzlich die notwendigen Metadaten erstellt. Das Ergebnis ist die ZUGFeRD-kompatible PDF/A-3-Rechnung, die elektronisch, auch über OSIS per E-Mail, automatisiert an die Rechnungsempfänger versandt werden kann.

„Die Präsentation hat uns überzeugt, sodass wir dann mit der LS Kontakt aufnahmen”, sagt Christian Schrader. Bei einem ersten Termin im Oktober 2014 wurden spezielle Anforderungen an die Systemlösung definiert. So wollte das Unternehmen, dass sich der E-Mail-Text dynamisch aus dem der Rechnung ergibt und überdies deren Nummer bzw. den Betrag beinhaltet. Des Weiteren sollen sämtliche elektronisch versendeten Rechnungen auch an ein dezidiertes Postfach von Westhoff gehen. "Damit haben wir eine bessere Kontrolle, wenn das E-Mail-Postfach des Empfängers nicht erreichbar ist oder die Rechnung aus technischen Gründen nicht versendet wird”, so der Innendienstleiter. Nachdem LS die Anforderungen umgesetzt hat, hat Westhoff die Lösung bei sich im Haus implementiert. „Der Aufwand unsererseits hielt sich in Grenzen”, sagt Michael Pachali, Geschäftsführer der LS GmbH. „Mit Gebr. Westhoff und weiteren Kunden verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, wie ZUGFeRD produktiv im SAP-Umfeld zum Einsatz kommt, von dem zukünftig weitere Kunden wiederum profitieren werden.”

Heute arbeitet Gebr. Westhoff erfolgreich mit der automatisierten Rechnungserstellung, was intern den Prozessaufwand reduziert. Da der Rechnungsaustausch elektronisch und damit papierlos erfolgt, tut das Unternehmen auch etwas für die Umwelt. „Von unseren Kunden erhalten wir positives Feed-Back. Ein Teil von ihnen nutzt die XML-Daten und kann so seine eingehenden Rechnungen automatisiert und zeitgemäß mit geringem Aufwand in ihren Anwendungssystem verarbeiten.”

 
Termine

• 14.+15.06.2016: PDF Days Europe, Berlin
  
  
• 14.06.2016: E-Invoicing-Kongress der Seeburger AG in Frankfurt
  
  
• 28.06.2016: GS1 Rechnungstag in Köln
  
  
• 14.07.2016: eRechnungstag des VDMA in Frankfurt
  
  
• 07.+08.09.2016: 3. FeRD-Konferenz im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie in Berlin
  
  
• 10.+11.10.2016: 4. Deutsch-Französischer Workshop zu eRechnung in Paris

Kontakt

Stefan Engel-Flechsig
Leiter FeRD
Tel.: +49 228 28 98 253/254
E-Mail: stefan@engel-flechsig.de