FeRD-Newsletter: Ausgabe 3 / August 2016

Editorial.
Warum sich Zugferd durchsetzen wird

Sind Ihnen, werte Leserinnen und Leser des FeRD-Newsletters,

Äußerungen der Art „Bevor ich mich auf das deutsche Zugferd einlasse und ein ZUGFeRD-Projekt starte, warte ich erst einmal ab, was auf europäischer Ebene passiert.“ oder „Falls Nachfragen von Kunden kommen sollten, werden wir darüber nachdenken, ZUGFeRD in unserem ERP-System zu implementieren.“ auch schon begegnet? Oder sind Sie sie selbst gegenüber ZUGFeRD noch zurückhaltend? Dann möchte ich Ihnen aufzeigen: Wer wartet, vergeudet wertvolle Zeit, denn ZUGFeRD wird sich durchsetzen.

Der Prozess der digitalen Transformation von Wirtschaft und Gesellschaft erfasst auch alle Arten von Geschäftsdokumenten, insbesondere Rechnungen. Das bedeutet, dass bildhafte Dokumente mit unstrukturierten Daten ersetzt werden durch Datendokumente mit strukturierten Daten. Dies ist ein irreversibler Prozess, denn niemand sieht in der analogen gegenüber der digitalen Welt Vorteile, bei denen es sich perspektivisch zu bleiben lohnt. Also werden alle bei dieser Transformation dabei sein, die einen früher, die anderen später.

Ohne Standards ist die digitale Transformation von Geschäftsdokumenten praktisch nicht möglich. Ansonsten müssten jeweils die beiden Partner, die Dokumente austauschen, sich auf eine gemeinsame Datenstruktur, auf ein gemeinsames Format einigen. Ein jede Dynamik erstickender Formatwust wäre die Folge. Mit ZUGFeRD haben wir seit zwei Jahren einen Standard für Rechnungen, entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

Schauen wir ZUGFeRD etwas genauer an, dann ist der Kern von ZUGFeRD ein semantisches Datenmodell. Das heißt, dass durch ZUGFeRD eine Sprache (ein Begriffssystem) definiert wird, mit der über Rechnungen gesprochen werden kann. In der Umsetzung und Implementierung unterscheidet sich ein Sprachstandard gravierend von einem technischen Standard. Um den Standard für ein Schraubengewinde umzusetzen, genügt es, die Parameter von produzierenden Maschinen entsprechend einzustellen. Bei einem Sprachstandard muss sich letztlich eine Sprachgemeinschaft bilden. Die Größe der Sprachgemeinschaft ist für den Erfolg des Standards maßgeblich.

Wer hat alles Interesse daran, dass beim Rechnungsaustausch zukünftig möglichst viele zugferdisch sprechen? Aufschluss gibt ein Blick auf die Organisationen, die bei der ZUGFeRD-Entwicklung besonders engagiert sind. Da sind große Branchenverbände wie der Bitkom für die IT-Industrie oder der VDA für die Automobilbranche mit dabei, der Handel ist über GS1 vertreten, die Datev steht für die Transmission zu den KMUs via Steuerberater. Und auch die öffentliche Verwaltung steht hinter ZUGFeRD. Entwickelt wird ZUGFeRD unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV), die wiederum vom Bundeswirtschaftsministerium getragen wird. Wir sehen: ZUGFeRD ist ein breit angelegter Prozess in Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung und Politik. Ein Prozess, zu dem ein alternativer Prozess praktisch nicht denkbar ist. Doch ist auch das Ergebnis dieses Prozesses, das was sich in der ZUGFeRD-Spezifikation niederschlägt, so alternativlos?

Dass ein Rechnungsdatenstandard sinnvoll ist, ist schon lange klar. Auf EU-Ebene wurden daher bereits vor Jahren die Elemente einer Kernrechnung definiert. Auf diesen europäischen Vorarbeiten basiert ZUGFeRD. Und auch jetzt, wo gerade beim Europäischen Komitee für Normung CEN nach EU-Vorgaben ein Rechnungsdatenstandard definiert wird, haben die ZUGFeRD-Entwickler Europa wieder fest im Blick: Zeitgleich mit der Veröffentlichung der CEN-Norm soll die Version 2.0 von ZUGFeRD veröffentlicht werden, die CEN-Norm in jeder Hinsicht erfüllend.

Doch ZUGFeRD geht über den kommenden europäischen Standard noch deutlich hinaus. In seinem Profil Extended können zusätzliche Rechnungsdaten strukturiert abgebildet werden. Zusätzliche Dokumenttypen wie die Bestellung sind geplant, um Geschäftsprozesse unternehmensübergreifend weiter automatisieren zu können. Die hybride ZUGFeRD-Rechnung, bei der mit den strukturierten Rechnungsdaten noch eine inhaltlich identische PDF-Version der Rechnung mitgeschickt wird, ist ein Katalysator, die Gemeinschaft der zugferdisch Sprechenden rasch zu vergrößern.

Wir können konstatieren: ZUGFeRD ist alternativlos. Daher wird sich ZUGFeRD – getrieben durch die digitale Transformation – durchsetzen. Worauf warten Sie noch?

Ihr Gerhard Schmidt
Chefredakteur des Portals "rechnungsaustausch.org"

E-Rechnung beim Bundesverwaltungsamt –
ein Erfahrungsbericht im Video

Bereits seit mehreren Jahren verfügt das Bundesverwaltungsamt (BVA) über einen fast durchgängigen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess. Die E-Rechnung komplettiert den elektronischen Prozess und ist der letzte Baustein für die medienbruchfreie Bearbeitung. Die automatisierte Übernahme der Daten aus der Rechnung in die Buchhaltungssoftware erspart den Erfassungsaufwand und reduziert dadurch auch die Fehler. Allein an dieser Stelle werden bei jedem Beleg aktuell 40 % eingespart.

Gabriele Mayer, Referatsleiterin Finanzmanagement beim BVA, sagte dazu: "Die Entwicklung der E-Rechnung war ein herausforderndes Projekt – aber eines, das sich lohnt, gerade weil das Ziel ein Standard für die öffentliche Verwaltung war! Seit Mitte 2015 kann das BVA E-Rechnungen empfangen und elektronisch verarbeiten, die Einsparungen werden sichtbar. Jetzt müssen wir die Unternehmen ins Boot holen, damit die E-Rechnung zur Erfolgs­geschichte werden kann. Neben dem flächendeckenden Roll-out ist der nächste Schritt bei uns die E-Ausgangsrechnung."

In einem gemeinsamen Video des Bundesverwaltungsamts und der Mach AG erfahren Sie mehr über die Einsparpotenziale und die Umsetzung der E-Rechnung:

Andrea Piddiu
Mach AG
PR und Marketing

Die Cross Industry Invoice von UN/CEFACT.
Der globale Standard zur Abbildung der Kernrechnung Europas mit ZUGFeRD

«ZUGFeRD», das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitete branchenübergreifende hybride Datenformat für elektronische Rechnungen, basiert bei der Abbildung von strukturierten Rechnungsdaten, die im PDF/A-3 eingebettet sind, auf der Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT. In vielen Gesprächen stellen sich Fragen: Wer ist UN/CEFACT, welche Bedeutung haben XML und das Projekt Supply Chain Reference Data Model (SCRDM) und welche Rolle spielen diese bei der Abbildung der europäischen Kernrechnung im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55 mit ZUGFeRD? Ich möchte in den folgenden drei Kapiteln darauf eingehen.

UN/CEFACT - das internationale Standardisierungsgremium

United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT) ist das internationale Standardisierungsgremium der Vereinten Nationen (United Nations - UN) für Handelserleichterungen und elektronische Geschäftsprozesse. CEFACT ist der United Nations Economic Commission for Europe (UNECE) angegliedert, mit Sitz in Genf. CEFACT beschäftigt sich mit allen Themen im Bereich E-Business. Es beobachtet, analysiert und koordiniert die Anforderungen der internationalen Märkte. Auf dieser Basis resultiert die Entwicklung neuer und die Wartung bestehender Standards von UN/CEFACT. Diese Aufgabe erfolgt auf internationaler Ebene und hat globale Anwendungsbereiche. Mitwirkende sind UNO-Mitgliedstaaten, zwischenstaatliche Organisationen (wie die EU) sowie Industrie- und Handelsverbände. Ziel der UN/CEFACT ist es, den elektronischen Datenaustausch weltweit zu vereinfachen. Das wurde durch eine Standardisierung der Kernkomponenten erreicht sowie durch deren Spezifizierung zu allgemeingültigen Datenobjekttypen. Damit können Daten über Unternehmens- und Landesgrenzen hinweg ausgetauscht werden. Experten aus der ganzen Welt arbeiten bei UN/CEFACT mit. Aktuelle Publikationen und Projekte sind auf der UN/CEFACT-Homepage zugänglich.

EDIFACT und XML - globale Nachrichtenstandards für den elektronischen Datenaustausch

Kernaufgabe der UN/CEFACT ist die Erarbeitung von Standardnachrichtenformaten für den internationalen elektronischen Geschäftsdatenaustausch. UN/CEFACT war zunächst für die EDIFACT-Entwicklung und -Wartung zuständig im Rahmen des Electronic Data Interchange (EDI). Nachdem vermehrt Nachfrage nach Extensible Markup Language (XML) aufkam - XML etablierte sich zunehmend als Austauschformat für Internet-Applikationen - erfolgte auch die Standardisierung von XML-Nachrichten durch die UN/CEFACT. Bei XML können die Informationen mit Hilfe von Tags selbstbeschreibend codiert werden zur Verarbeitung mittels EDV-Programmen. Es erfolgte u. a. die Publikation des elektronischen Rechnungsdatenformates in XML: Die Cross-Industry-Invoice (CII).

Das XML-Schema der CII auf Basis des SCRDM-Projektes - Die EU-Richtlinie 2014/55

UN/CEFACT hat im Laufe der Jahre eine Reihe von XML-Schemata zur Abbildung der kompletten Supply Chain veröffentlicht, wie z. B. die Cross Industry Invoice (CII), Cross Industry Order, Cross Industry Order Response usw.

Im Rahmen des SCRDM-Projekts der UN/CEFACT wurde eine Bibliothek entwickelt, welche alle erforderlichen Business-Entitäten und deren Beziehung untereinander in der Supply Chain beinhaltet. In Kombination mit anderen UN/CEFACT-Referenzdatenmodellen, z. B. mit dem Multi Modal Transport Reference Data Model (MMTRDM), harmonisiert das SCRDM die Anforderungen von internationalem Handel, Zoll und Versicherung mit denen des Transports und der Logistik sowie anderen regulatorischen Dokumenten für Handelserleichterungen und E-Business Best Practices. Das SCRDM sorgt dafür, dass Handelspartner die Dokumenttechnologie wählen können, die ihren Geschäftsanforderungen und technologischen Möglichkeiten am besten entspricht. Es bietet auch einen Migrationspfad für die Einführung neuer Technologien, unabhängig von einer spezifischen Syntax.

Die Cross Industry Invoice auf Basis des SCRDM deckt das semantische Model der elektronischen Rechnung in Europa ab und folgt der EU-Richtlinie über die Syntaxliste zum veröffentlichten CII-XML-Schema der UN/CEFACT. Die CII von UN/CEFACT ist bereits die Grundlage von ZUGFeRD 1.0 und bildet die Basis der aktuellen Standardisierungsarbeit durch das Europäische Komitee für Normung (CEN). ZUGFeRD ist damit bestens für die Zukunft gerüstet.

Rolf Wessel

Projektleiter SCRDM Projekt, UN/CEFACT
Produktmanager, SEEBURGER AG

******* Über 200 ZUGFeRD-Unterstützer haben sich inzwischen in die Liste aufnehmen lassen - davon kommen immer mehr Unternehmen auch aus anderen Ländern Europas *******

Termin

08.09.2016: 3. FeRD-Konferenz im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie in Berlin (weitere Informationen finden Sie hier)

Kontakt
Stefan Engel-Flechsig
Leiter FeRD
Tel.: +49 228 28 98 253/254
E-Mail: stefan@engel-flechsig.de