FeRD-Newsletter: Ausgabe 3 / Juli 2015

Editorial

E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung - wenn schon, dann ganzheitlich!

Termine

Editorial

Sehr geehrte Leserinnen und Leser, liebe FeRD-Mitstreiterinnen und -Mitstreiter,

heute erscheint die dritte Ausgabe des FeRD-Newsletters, für mich eine besondere, denn mit diesem Editorial verabschiede ich mich von Lesern, Kollegen und allen FeRD-Mitstreiterinnen und –Mitstreitern. Seit nunmehr drei  Jahren unterstütze ich als Leiter des AP5 Marketing sämtliche Aktivitäten und Initiativen rund um FeRD und ZUGFeRD. Im Rückblick waren diese Jahre eine sehr bewegte und arbeitsreiche Zeit: So musste für FeRD ein passendes Marketingkonzept entwickelt, eine ganze Reihe von Maßnahmen umgesetzt, gestaltet und produziert werden, so  das FeRD- und ZUGFeRD-Logo, die FeRD-Webseite, Info-Flyer, Broschüren und Roll-ups, nicht zuletzt eine bundesweite FeRD-Roadshow ins Leben gerufen, und die bis dato eher fremdbestimmte durch eine selbstinitiierte Medienarbeit forciert und intensiviert werden. Auch die Herausgabe dieses Newsletters, die Nutzung der Social Media-Plattform XING sowie der Auftritt von FeRD-Referenten im Rahmen von Messen wie CeBIT, Effizienter und Moderner Staat, Zukunftskongress und DMS Expo gehörten dazu.

Die spannendste Zeit für FeRD und ZUGFeRD war zweifellos das vergangene Jahr 2014, das der Leiter des Forums elektronische Rechnung Deutschlands, Stefan Engel-Flechsig, als das Jahr des ZUGFeRDs bezeichnet hat. Mit gutem Grund: So wurde am 25. Juni 2014 im Rahmen einer Pressekonferenz im Bundespresseamt in Berlin das ZUGFeRD Format 1.0 vor rund 20 Journalisten aus Wirtschafts- und Tagespresse veröffentlicht, was in den Folgetagen ein regelrechtes Mediengewitter ausgelöst hat. Unvergessen auch die 1. FeRD-Konferenz am 11. September im BMWi in Berlin, der Networkingabend am Tag zuvor in der Bundesdruckerei oder die Teilnahme von ZUGFeRD am 13. eGovernment-Wettbewerb, bei dem das Format als eines der besten Kooperationsprojekte in der öffentlichen Verwaltung die Bronzemedaille gewonnen hat.

Mein Fazit nach drei Jahren als Leiter des FeRD AP5 Marketing: Das Interesse am Thema elektronische Rechnung und ZUGFeRD hat inzwischen volle Fahrt aufgenommen, die Einsicht, dass die E-Rechnung zur Verschlankung von Geschäftsprozessen in Wirtschaft und Verwaltung führt und erhebliche Kosten- und Effizienzgewinne verspricht, hat sich inzwischen weitgehend durchgesetzt in Deutschland. Dafür sprechen vor allem auch die Downloads des ZUGFeRD Formats 1.0: Inzwischen haben über 5.000 Softwarehersteller, Unternehmen sowie die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen das frei zugängliche ZUGFeRD Format heruntergeladen und weit über 120 Softwarefirmen bieten mittlerweile Lösungen auf ZUGFeRD-Basis an.

Ergebnisse, die auch Signalwirkung für die künftigen Aktivitäten von FeRD haben. So arbeitet das Forum derzeit an der Fortentwicklung des Formats, unter anderem sollen weitere Prozessschritte wie Bestellung und Zahlung integriert werden. Auch stehen die Themen ZUGFeRD-Governance und Validierung von ZUGFeRD-Anwendungen ganz oben auf der Agenda. In anderen Ländern Europas sorgt das Format inzwischen für Aufsehen, weil es als internationales Format konzipiert ist und heute schon überall genutzt werden kann. Erst jüngst traf sich unter der Schirmherrschaft der saarländischen Ministerpräsidentin  Annegret Kramp-Karrenbauer eine deutsch-französische Expertengruppe, um sich über nationale Erfahrungen mit elektronischen Rechnungen in Deutschland und Frankreich auszutauschen und über eine europäische Standardisierung zu beraten. Ein zweiter Termin ist für den 8. und 9. Oktober 2015 bereits in Planung. Die weiteren bereits feststehenden Termine in diesem Jahr finden Sie am Ende dieses FeRD-Newsletters. Besonders möchte ich Sie auf den FeRD-Networkingabend am 30. September und die 2. FeRD-Konferenz hinweisen, die am 1. Oktober 2015 im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie in Berlin stattfindet.

Für das FeRD-Marketing bedeutet dies, die zahlreichen Veranstaltungen, Workshops und Initiativen auch künftig durch die Initiierung publizistischer Höhepunkte und eine konstante Medienpräsenz zu nutzen, um die Botschaft von ZUGFeRD als dem einfachsten und schnellsten Format für den elektronischen Rechnungsaustausch nachhaltig in den Köpfen der relevanten Zielgruppen zu verankern.

Abschließend möchte ich allen FeRD-Arbeitsgruppen, besonders den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der FeRD-Marketing-Gruppe für die tatkräftige Unterstützung der vergangenen Jahre ganz herzlich danken. Ohne Ihren Einsatz, Ihre Kreativität und Initiative wäre ZUGFeRD und ein erfolgreiches FeRD-Marketing nicht möglich gewesen. Deshalb habe ich an dieser Stelle eine Bitte: Ich würde mich freuen, wenn Sie meiner Nachfolgerin Nicole Wingender,  die ab 15. Juli die Leitung des FeRD-Marketings übernehmen wird, die gleiche unkomplizierte und kollegiale Unterstützung zukommen lassen wie mir.

Besten Dank und viele Grüße

Gottfried Glöckner-Paulus
Leiter FeRD AP5 Marketing

E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung - wenn schon, dann ganzheitlich! (MACH AG)

Die öffentliche Verwaltung steht vor der Herausforderung, bei sinkenden Budgets immer mehr Aufgaben erledigen zu müssen. Hieraus resultiert ein hoher Druck, Kosten zu sparen. Ein Weg, dem zu begegnen, ist die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen. Insbesondere der Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsprozess birgt noch großes Einsparpotenzial. Durch die Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlamentes und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bekommt der Anspruch zur Effizienzsteigerung in der öffentlichen Verwaltung neuen Schwung. Bis 27. November 2018 sind die öffentlichen Auftraggeber aufgefordert, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Der Wechsel von Papier- zu digitalen Rechnungen mit strukturierten Daten macht den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung sparsamer, schneller und sicherer. Sparsamer wird es durch die Optimierung des Ablaufs, wodurch auch konsequent Skonto gezogen werden kann und durch den Wegfall von Portokosten. Schneller bedeutet, dass Laufzeiten verkürzt werden, die Rechnungen nicht mehr manuell übertragen werden und anschließend weniger Zeit für die Fehlersuche benötigt wird. Die Sicherheit wird erhöht durch die Automatisierung bei der Prüfung von Rechnungen und bei der Übertragung der Daten aus der Rechnung in die Finanz-Software sowie durch die moderneren Übertragungswege.

Bei der Umsetzung der E-Rechnung ist grundsätzlich in Transportwege und Datenformate zu unterscheiden. Für die Transportwege stehen u. a. EDI, Portale, E-Mail und DE-Mail zur Verfügung. Bei der Betrachtung der Datenformate geht es um die Frage, inwiefern Sichtformat und strukturierte Daten zur automatisierten elektronischen Weiterverarbeitung übermittelt werden. Besondere Beachtung gilt dem vom Forum elektronische Rechnung Deutschland erarbeitetem ZUGFeRD-Format. ZUGFeRD hat dabei nicht zum Ziel, etablierte EDI- und Branchenstandards abzulösen, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch.

Die wahre Aufgabe – und der wahre Gewinn – bei Einführung der elektronischen Rechnung besteht jedoch in der ganzheitlichen Optimierung und Automatisierung der Arbeitsprozesse. Damit die E-Rechnung ihr tatsächliches Potenzial ausschöpfen kann, sollte ein IT-gestützter Workflow von der Beschaffung des Artikels über die Prüfung und Zahlbarmachung bis hin zur Archivierung der elektronischen Rechnung eingeführt werden.

Bei der Einführung der E-Rechnung empfiehlt die MACH AG für öffentliche Einrichtungen folgende Schritte und steht dabei gern unterstützend zur Seite:

1. Analyse der Ausgangslage
2. Den großen Hebel erkennen und schrittweise umlegen
3. Organisatorische Fragen berücksichtigen
4. Den ganzheitlichen Prozess betrachten
5. Compliance und Revisionssicherheit gewährleisten
6. Die technische Integration managen
7. Die systemseitige Verarbeitung aufsetzen.

Das Bundesministerium des Innern (BMI) hat Handlungsempfehlungen für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der Verwaltung erarbeitet und empfiehlt „ZUGFeRD“ als einheitliches und übergreifendes Datenformat. MACH unterstützt die Initiative und hat das Format in seine ERP-Lösung integriert. Viele Behörden optimieren schon seit Jahren ihre Beschaffungs- und Rechnungsprozesse mit der MACH ERP-Lösung, das Bundesverwaltungsamt führt die E-Rechnung derzeit ein.

Der Autor: Patrick Spahn, Produktexperte E-Rechnung, MACH AG

Der Lösungspartner: MACH AG, www.mach.de

Details zur E-Rechnung inkl. Starterpaket: http://www.mach.de/erechnung

Webinare zu E-Rechnung und Rechnungsworkflow: 20. August und 10. September 2015, 11:00 bis 12:00 Uhr – kostenlose Anmeldung unter: http://www.mach.de/webinar-mach-e-rechnung.html

Ganzheitlicher Ansatz bevorzugt: bei der E-Rechnung zu berücksichtigende Komponenten.

Termine

• 04. Juli 2015: Die E-Rechnung und ZUGFeRD beim Bundesausschuss Kassen- und Haushaltswesen, Nürnberg
• 22. Juli 2015: Vertiefungsseminar zur E-Rechnung, Stuttgart
• 09. September 2015: ZUGFeRD bei ekom21, Gießen
• 10./11. September 2015: ZUGFeRD-Entwicklertage, Bielefeld
• 30. September 2015: FeRD-Networkingabend, Berlin
• 01. Oktober 2015: 2. FeRD-Konferenz, Berlin
• 08./09. Oktober 2015: Zweiter deutsch-französischer Workshop, Metz
• 12./13. Oktober 2015: Elektronischer Rechnungstag 2015, München

Kontakt:

Stefan Engel-Flechsig
Leiter FeRD
Tel.: +49 228 28 98 253/254
E-Mail: stefan@engel-flechsig.de