FeRD-Newsletter: Ausgabe 4 / Oktober 2015

Editorial

ZUGFeRD lässt keinen zurück

Sehr geehrte Leserinnen, sehr geehrte Leser des FeRD-Newsletters,

ein Text aus den USA machte am Rande der zweiten FeRD-Konferenz am 1. Oktober 2015 im Bundeswirtschaftsministerium in Berlin schnell die Runde:

"ZUGFeRD: The e-invoice "cart horse" from Germany. XML or PDF for invoices? It’s not an "or" story. You can have the best of both worlds. Thanks to the ZUGFeRD standard, you can produce invoices that are user-friendly and machine-readable at the same time."

Adobe, der „godfather of pdf“, wird auf der PDF Technical Conference 2015 in San Jose die Vorteile von ZUGFeRD darstellen. Bekommt das Zugpferd auch in den USA Flügel und wird zu Pegasus? Da ist also das „Zugpferd“ nicht einfach nur als ein Wortspiel angekommen. Vielmehr hat jetzt auch die PDF Association klargestellt, dass sich die Frage, ob man entweder die Maschinensprache „XML“ oder die bildhafte Darstellung in PDF nimmt, in der Zukunft nicht mehr stellt.

Denn mit ZUGFeRD geht beides. Maschinenlesbar und gleichzeitig  nutzerfreundlich. Daraus resultiert, dass "ZUGFeRD konkurrenzlos integrativ ist" wie ECO, der Verband der deutschen Internetwirtschaft, die Sache kurz und bündig auf den Punkt bringt. Zugleich spricht BC – die Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungs­wesen und Controlling bei ZUGFeRD sogar von einem "digitalen Glücksfall".

Und in der Tat bietet das Datenformat ZUGFeRD eine technisch erstklassige IT-Lösung, die auch alle rechtlichen, insbesondere allen steuerrechtlichen Anforderungen gerecht wird. Damit gibt das ZUGFeRD-Datenformat bei der Digitalisierung des Rechnungswesens einen entscheidenden Impuls.

Trotz eines großen technischen Fortschritts bleibt niemand zurück. Die beigefügte Bilddatei garantiert einen weichen Übergang statt eines harten Schnitts beim Umstellen. Das wird auch zunehmend in Deutschland und Europa erkannt. Die Zustimmung in Deutschland lässt sich an zwei Dingen gut ablesen:

1. Die Downloadzahlen sprechen für sich: Die vor gut einem Jahr kostenlos zur Verfügung gestellte finale Version des „ZUGFeRD-Datenmodells Extended“ wurde bislang über 6000-mal herunter geladen. Dabei ist besonders bemerkenswert, dass die Nachfrage bis heute gleich bleibend bei rund 100 Downloads pro Woche liegt.
   
   
2. Aber auch die Liste der Unterstützer wächst täglich. Das sind zum einen die Software-Anbieter, aber aus Sicht des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie auch die Anwender.
   
   

Anwender sind Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen senden und empfangen. Sie wollen die Vorteile der elektronischen Rechnung für sich nutzen. Das sind die Unternehmen, die durch den Einsatz von ZUGFeRD-Rechnungen kombiniert mit einer Prozessumstellung beim Rechnungsausgang rund 10,- € sparen. Wohlgemerkt: je Rechnung! Darüber hinaus wurden im Durchschnitt die Rech­nungen auch 5,3 Tage früher bezahlt.

Aber auch beim Rechnungseingang konnten Kostenersparnisse etwa in gleicher Höhe gemessen werden. Ein Software-Unternehmen berichtet mir, dass einer seiner Kunden die Kosten für die Einführung der elektronischen Rechnung innerhalb eines halben Jahres allein durch die gezogenen und nicht verfallenen Skonti refinanziert hat. Die übrigen positiven Kosteneffekte kommen da noch oben drauf.

Vor­teile, die bei Groß­unternehmen als EDI (Electronic Data Interchange) schon lange umfassend genutzt werden, rücken durch ZUGFeRD gerade auch für kleine und mittlere Unternehmen in greifbare Nähe.

Kurz: Der Mittelstand wird in die Lage versetzt, strukturelle Nachteile aus­zu­gleichen. Die Rahmenbedingungen für kleine und mittlere Unternehmen werden durch ZUGFeRD spürbar verbessert. Das war und ist das Ziel des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Mit der Einführung der elektronischen Rechnung geht auch ein lang gehegter Wunsch ungezählter Buchhalter in Erfüllung: Sie wissen immer, wo sich die Rechnung im Unternehmen befindet und wie der Bearbeitungsstand ist.

Aber auch dann, wenn man irgendwann mal wieder etwas sehen will. Etwa weil der Betriebsprüfer unbedingt diese Rechnung sehen will, auch dann erleichtert ZUGFeRD das Leben. Anstatt Tage lang Belege aus dem Archiv zu holen, genügt bald ein Knopfdruck, weil Beleg und Buchung verkoppelt sind.

Ganz konkret wird es dann, wenn ich wie Anfang September bei einer Veranstaltung bei der Industrie- und Handelskammer für den Elbe-Weser-Raum in Stade als Vertreter des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie darum werbe, dass auch kleine und mittlere Unternehmen von Papier auf digitale Dokumente umsteigen sollen. Auf der Veranstaltung konnte ich berichten, dass wenige Tage zuvor ein dort ansässiges Unternehmen auf ZUGFeRD umgestellt hat.

Alle diese Beispiele und Argumente bereits sollten völlig überzeugen ZUGFeRD zu nutzen. Alles spricht für ZUGFeRD. Denn, wenn sogar Adobe, das Unternehmen, das einst pdf erfand, die Vorteile erkennt und in seine weiteren Entwicklungen einfließen lässt, dann muss ZUGFeRD ein gute und pfiffige Lösung sein.

Denn – wie eingangs schon gesagt – ZUGFeRD ermöglicht eine technischen Fortschritt und lässt zugleich aber keinen zurück.

Dr. Friedrich Wilhelm Haug
Referatsleiter VIIA5
Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

 Die elektronische Rechnung - ein Praxisleitfaden für Unternehmen (FeRD-Arbeitskreis, Arbeitspaket "Recht und EU")

In einer digitalen Wissens- und Informationsgesellschaft wird die Fähigkeit zur Innovation immer wichtiger. Sie ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit von Wirtschaft und Verwaltung. Eine moderne und effiziente Prozessgestaltung in Unternehmen, die Innovationen lebt, zulässt, fördert und anreizt, ist dabei ein bedeutender Faktor.

Die digitale Bereitstellung von Rechnungsdaten hat diese innovative Kraft: schnellere und effizientere Arbeitsabläufe, geringere Zahlungsverzögerungen sowie niedrigere Druck- und Portokosten. Die Fehlerquote wird gesenkt, die Transparenz verbessert und die Prozessschritte bei der Rechnungsbearbeitung werden insgesamt beschleunigt. Zudem sind mit Wirkung zum 1. Juli 2011 die Papierrechnung und die elektronische Rechnung umsatzsteuerlich grundsätzlich gleich zu behandeln.

Bei gezielter Nutzung bereits bestehender Abläufe und verfügbarer Dokumente ist die Einführung der E-Rechnung grundsätzlich ohne großen organisatorischen und finanziellen Zusatzaufwand möglich. Wie einfach diese Umstellung ist, zeigt jetzt der neue Praxisleitfaden zur E-Rechnung für Unternehmen, der sich besonders auch an KMU’s richtet.

Hierin werden die Vorschriften vorgestellt, die sowohl für die Papierrechnung als auch für die E-Rechnung gelten, und es wird auf die formatabhängigen Sondervorschriften der E-Rechnung in den Bereichen Übermittlung, Zustimmung, Rechnungsberichtigung und Aufbewahrung genauer eingegangen.

Der Praxisleitfaden zeigt auf, dass die gewünschten Innovationen bei der elektronischen Rechnung nicht durch rechtliche Hürden verhindert werden, sondern weitestgehend durch die Anwendung der bereits bekannten rechtlichen Prinzipien erfolgreich umgesetzt werden können.

Viele Unternehmen in Deutschland haben die Chancen schon erkannt, die sich mit der elektronischen Rechnung ergeben. Wir möchten mit dem Praxisleitfaden dazu beitragen, Hemmschwellen abzubauen, elektronische Rechnungen auszustellen bzw. zu empfangen und weitere Unternehmen motivieren, die möglichen Effizienzsteigerungen zu realisieren.

Der Praxisleitfaden wurde im Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) vom Arbeitskreis „Recht und EU“ entwickelt und steht hier als kostenloser Download zur Verfügung.

 Termine

• 08.10.2015 Zweiter deutsch-französischer Workshop in Metz
• 12.10.2015 Elektronischer Rechnungstag 2015
• 05.11.2015 Info-Veranstaltung Elektronische Rechnungsabwicklung in der IHK Südlicher Oberrhein
• 12.11.2015 GS1 Praxistag Elektronische Rechnung am 12.11.2015 in Köln

Kontakt:

Stefan Engel-Flechsig
Leiter FeRD
Tel.: +49 228 28 98 253/254
E-Mail: stefan@engel-flechsig.de