Die elektronische Rechnung in Deutschland: Was ist eine E-Rechnung?

Die Einführung der elektronischen Rechnung in Unternehmen ist zwar nicht neu, hat zuletzt durch die Einführung der Lieferantenverpflichtung für Bundesbehörden und das Bundesland Bremen am 27. November 2020 aber erneut an Fahrt gewonnen. Ein sehr komplexes Thema in Verbindung mit einem engen Zeitplan und dem sich daraus ergebenden Termindruck führt zwangsläufig zu offenen Fragen, Problemen und Verunsicherung.

In großen Unternehmen und im Konzernumfeld bereits verbreitet, stellen sich insbesondere für die kleinen und mittelständischen Unternehmen viele Fragen, zumal in diesen Firmen auch selten die Ressourcen für aufwändige Projekte vorhanden sind. Dienstleister auf der anderen Seite sehen sich der Frage gegenüber, was sie ihren Kunden anbieten sollen und gleichzeitig, was aus ihrer Perspektive und ihrer Ausrichtung wirtschaftlich Sinn ergibt

Was macht eine elektronische Rechnung überhaupt aus?
Die immer noch weit verbreitete Meinung, dass eine Rechnung in Form einer PDF-Datei, versendet als Anhang einer E-Mail, eine elektronische Rechnung darstellt, ist falsch. Laut rechtlicher Definition erlaubt eine elektronische Rechnung einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch. Dafür müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:[1]

1. Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen.
2. Das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.

Bei einer Rechnung im reinen PDF-Format ist dies aber nicht der Fall, da hier keine strukturierten Daten für eine automatische Weiterverarbeitung vorliegen. So ist die Positionsnummer auf einer Rechnung für die erste Position (z. B. eine Dienstleistung) vielleicht immer in Zeile 15, Spalte 3 zu finden. Die der zweiten Position (z. B. eine Ware) steht aber nicht immer in Zeile 16, Spalte 3. Das ist aber zwingend erforderlich, möchte man Daten digitalisiert und vor allem automatisiert verarbeiten.[2]

In einer strukturierten Darstellung ist eine Positionsnummer immer am gleichen Ort zu finden, unabhängig vom sonstigen Inhalt der Rechnung. Das Beispiel der Positionsnummer zeigt auch, dass die Struktur bestimmten Regeln folgt: einer Syntax (Sprache), einem semantischen Datenmodell und einem Mapping. Das macht es einfach, Maschinen nach diesem „Schema“ zu programmieren, für Menschen hingegen sind solche Formate nur schwer lesbar. Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist damit auch nicht mehr zwingend an den Versand einer E-Mail gebunden. So sind z. B. für die Rechnungsstellung an Bundesbehörden spezielle Plattformen vorgesehen.

Weitere Informationen zur elektronischen Rechnung und ihrer Umsetzung in der Praxis
Eine Rechnung im reinen PDF-Format zählt nicht als elektronische Rechnung. Für viele ist das überraschend, es kann aber für die Geschäftsbeziehungen zu einer öffentlichen Verwaltung durchaus relevant sein! Denn auf Bundesebne gelten seit November neue Vorgaben. Welche Anforderungen an eine elektronische Rechnung in den einzelnen Bundesländern gestellt werden, kann den → Bund-Länder-Übersichten auf der FeRD-Internetseite entnommen werden. Hier finden Sie auch Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema elektronische Rechnungsstellung.

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