FeRD-Newsletter: Ausgabe 1 / Dezember 2014

Editorial

PDF/A-3 als Trägerformat für ZUGFeRD

Termine

Editorial

Sehr geehrte Leserinnen und Leser, liebe Kolleginnen und Kollegen,

gegen Ende des Jahres 2014 gilt es, Bilanz zu ziehen und den Blick in das kommende Jahr zu richten.

Ich freue mich zunächst, diese Bilanz mit der ersten Ausgabe des „FeRD-Newsletters“ verbinden zu können. Ein „FeRD-Newsletter“ war lange geplant, um über die vielfältigen Aktivitäten zur elektronischen Rechnung insbesondere in Deutschland, aber auch in Europa und darüber hinaus  zu informieren. Der „FeRD-Newsletter“ soll ab jetzt regelmäßig diese Informationen zusammenstellen, interessante Fachartikel und Beiträge aus FeRD beisteuern sowie Hinweise auf Termine und Veranstaltungen enthalten. Beginnen werden wir heute mit einem Fachbeitrag der PDF Association.

Das vergangene Jahr können wir sicher als Meilenstein für FeRD und für die elektronische Rechnung in Deutschland verbuchen: Es war in jedem Falle das „Jahr des ZUGFeRD“.

ZUGFeRD 1.0 wurde im Juni veröffentlicht, FeRD nahm mit ZUGFeRD erfolgreich am eGovernment Wettbewerb teil,  und neben der 1. FeRD Konferenz in Berlin im September fanden zahlreiche Workshops und Veranstaltungen in Deutschland bei IHKs, Landkreisen, Städten, Hochschulen und Verbänden zum ZUGFeRD statt. Vielfältige Aktivitäten auf der europäischen Ebene bis hin zur Vorbereitung der Richtlinie für elektronischen Rechnung im öffentlichen Auftragswesen und der Abstimmung des semantischen Datenmodells in Europa mit unseren europäischen Partnern in Frankreich, Österreich, Schweden und Luxemburg sind im Laufe des Jahres hinzugekommen.

Heute steht fest: Das Interesse an der elektronischen Rechnung und den Rechnungsprozessen in Wirtschaft und Verwaltung und die Einsicht in Kosten- und Effizienzgewinne ist nicht nur ein Strohfeuer, sondern wird jetzt mit großer Beständigkeit und Nachhaltigkeit fortgeführt: Die Downloads des Formats ZUGFeRD 1.0 gehen unvermindert weiter – seit 25.6.2014 sind es etwa 3.000 Downloads - und die Planungen von Workshops, Konferenzen und Veranstaltungen im kommenden Jahr zeigen das nachhaltige Interesse an der Einführung elektronischer Rechnungsprozesse. Wir können also für das kommende Jahr eine Phase der Implementierung von elektronischen Rechnungsprozessen und eine Konsolidierung  der Anwendung des ZUGFeRD Formats erwarten.

Mein herzlicher Dank gilt allen Organisationen, Verbänden und Unternehmen, Ministerien und Behörden, die uns in diesem Jahr tatkräftig unterstützt haben.  Mein ganz persönlicher Dank geht an die Leiter und Leiterinnen der FeRD Arbeitsgruppen und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in diesen Arbeitsgruppen – ohne deren freiwillige Arbeitsbereitschaft und ohne deren unermüdlichen Einsatz und Eigeninitiative wäre FeRD und ZUGFeRD ganz sicher nicht möglich gewesen.

Die Planungen für die künftigen Aufgaben von FeRD werden sich selbstverständlich auf diese Entwicklungen einstellen. Die überaus positive Aufnahme von ZUGFeRD 1.0 in Softwareprodukte und Rechnungsdienstleistungen stellt aber auch eine Verpflichtung zur Pflege und Weiterentwicklung des Formates dar. Wir werden deshalb sicherstellen, dass das Format stabil bleibt und wir werden die vielfältigen Anwendungserfahrungen in die zukünftige Entwicklung und Ergänzung des Formates einbeziehen. Das Thema der Validierung von ZUGFeRD Anwendungen steht dabei mit auf der Tagesordnung.

Bleiben Sie uns auch im kommenden Jahr verbunden, folgen Sie der Entwicklung von ZUGFeRD und unterstützen Sie FeRD weiterhin. Die nächsten bereits gebuchten Termine finden Sie in diesem FeRD-Newsletter.

Ich wünsche Ihnen und Ihren Familien eine besinnliche Weihnachtszeit und ein gutes und erfolgreiches Neues Jahr.

Stefan Engel-Flechsig

Leiter FeRD

PDF/A-3 als Trägerformat für ZUGFeRD

PDF/A-3 ist der weltweite genormte ISO-Standard 19005-3 seit 2012. Mit den ersten beiden Normteilen von PDF/A wurde dafür gesorgt, dass sichere und technisch hochqualitative PDF/A-Dateien entstehen, die jederzeit eindeutig reproduziert werden können. Das ist auch für elektronische Rechnungen eine wichtige Basis. Mit PDF/A-3 kam aus technischer Sicht nur die 1 Funktion dazu, die PDF schon lange unterstützte, dass beliebige Dateien eingebettet werden können.

Theoretisch ist es somit ganz einfach: Die FeRD-kompatiblen XML-Daten werden bei der Rechnungs-Erzeugung in eine PDF/A-3 Datei eingebettet und der Rechnungs-Empfänger liest die XML-Daten aus und überführt diese in das System, das die Rechnungen dann verarbeitet. Praktisch hängt es immer von den konkreten Systemen ab, wie eine optimale Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen aussieht und dieser Artikel möchte dazu
Hinweise geben.

Mittlerweile gibt es schon ca. 80 Anbieter (siehe ZUGFeRD-Unterstützerliste auf www.ferd-net.de), die Lösungen im ZUGFeRD-Umfeld anbieten. Die eine Seite „der Welt“ ist der Rechnungs-Empfang, wo PDF/A-3 Dateien digital im Unternehmen ankommen und in das Rechnungs-System wie z.B. ERP oder auch DMS/ECM überführt werden sollen. Hier kann – typischerweise einfach mit einem kleinen Tool – die XML-Datei aus der PDF/A-3 Datei extrahiert werden. Hier ist es ggf. notwendig, die ZUGFeRD-XML-Struktur auf das Import-Schema des Zielsystems zu mappen, wenn das Zielsystem ZUGFeRD noch nicht direkt unterstützt. Ein interessanter Neben-Effekt kann erreicht werden, wenn auch bei der „klassischen“ Rechnungs-Eingangsbearbeitung von Papier-Rechnungen ZUGFeRD als einheitliche Schnittstelle genutzt wird. Hier werden die Rechnungen in der Regel gescannt und mit sehr ausgereiften Werkzeugen werden die Rechnungs-Informationen ausgelesen und in ein Daten-Import-Format gewandelt. Wenn diese Schnittstelle ZUGFeRD-konform ist, können die Informationen aus „alten“ Papier-Rechnungen wie auch zunehmend digitale ZUGFeRD-Rechnungen über eine gemeinsame Schnittstelle in das Zielsystem laufen.

Für die Rechnungs-Erstellung z.B. in einem ERP-System gibt es folgende prinzipielle Ansätze, wobei der entscheidende Startpunkt immer die Frage ist, wie im heutigen System PDF Dateien/Rechnungen erstellt werden? Anbieter von ERP-Systemen oder anderen rechnungs-erzeugenden Systemen können natürlich direkt die ZUGFeRD-Unterstützung in Ihrem System entwickeln. Hier wird es in der Regel um passende PDF-Erzeugungs-Werkzeuge gehen, wo die PDF Association Tools Ihrer Mitglieder hier gelistet hat: http://www.pdfa.org/ZUGFeRD-kompatibel Für die technischen Details solch einer Implementierung gibt es den Leitfaden PDF/A-3 als Trägerformat für ZUGFeRD, den Sie hier finden: http://www.pdfa.org/organization/ferd

Anwender können die PDF/A-3 Erzeugung als kleines Post-Processing realisieren. Diese Realisierung ist natürlich individuell vom System abhängig, aber mittlerweile gibt es schon viele Lösungen, die auch mit überschaubarem Aufwand – selbst für SAP – realisiert wurden. Eigentlich kann jedes rechnungs-erzeugende System ja eine „einfache“ PDF-Rechnung erstellen. Weiterhin bieten jedes System auch eine Schnittstelle zum Export der Rechnungsdaten als XML, wo dann einmal das Mapping auf ZUGFeRD-XML realisiert werden muss. Dann gibt es viele Werkzeuge, die die Rechnungs-PDFs nach PDF/A konvertieren und die Einbettung der XML-Daten unterstützen. Dazu kommen mittlerweile viele Rechnungs-Dienstleister, die ZUGFeRD mit Ihrem Service unterstützen. Eine schöne Gruppierung und Auflistung heute schon verfügbarer Lösungen findet sich hier: http://www.rechnungsaustausch.org/zugferd/anbieter-uebersichten.htm

Über die PDF Association

Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind über 100 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 20 Ländern Mitglied der PDF Association.

Die Zusammenarbeit mit FeRD begann schon 2012. Dr. Bernd Wild ist Vorstand der PDF Association und Leiter der technischen FeRD-AP3 Arbeitsgruppe. Thomas Zellmann als Geschäftsführer der PDF Association ist in der FeRD-AP5 Arbeitsgruppe für Marketing aktiv.

Termine

• 12. März 2015: FeRD-Roadshow gastiert bei der IHK Karlsruhe
• 18. März 2015: EU Multistakeholderforum eInvoices, Brüssel
• 16. - 20. März 2015: FeRD auf der CeBIT 2015
• 24./25. März 2015: Anwenderkonferenz bei Seeburger, FfM
• 26./27. März 2015: 1. Dt.-Frz. Workshop, Saarbrücken
• 19. Mai 2015: eRechnung in der öffentlichen Verwaltung, Berlin
• 21. / 22. Mai 2015: 1. ZUGFeRD-Entwicklertage, Bielefeld
• September 2015: 2. FeRD-Konferenz (tbc)

Kontakt

Stefan Engel-Flechsig
Leiter FeRD
Tel.: +49 228 28 98 253/254
E-Mail: stefan@engel-flechsig.de