FeRD-Newsletter: Ausgabe 2 / März 2015

1.ZUGFeRD - ein Meilenstein zur Digitalisierung der Rechnung (Seeburger AG)

2.Jetzt Realität: Elektronischer Rechnungsaustausch im einheitlichen Format (SAP SE)

3.Termine

ZUGFeRD - ein Meilenstein zur Digitalisierung der Rechnung (Seeburger AG)

Sehr geehrte Leserinnen, sehr geehrte Leser des FeRD-Newsletters,

der Markt rund um den „elektronischen Rechnungsdatenaustausch (engl. E-Invoice) und ZUGFeRD“ zeigt sich Anfang des Jahres 2015 äußerst agil und positiv und durch den geschaffenen Standard auch sehr konkret. Unsere täglichen Gespräche mit Kunden und Interessenten bestätigen höchsten Informationsbedarf und größtes Interesse rund um das Thema „elektronische Rechnung“ sowie eine starke Nachfrage nach Beratung und systemgestützten Lösungen.

Der Bekanntheitsgrad von ZUGFeRD ist in den vergangenen zwei Jahren kontinuierlich gestiegen und dessen Nutzen und Vorteile überzeugen Anwender zunehmend. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und seine Mitglieder und Verbände haben einen gemeinsamen, branchenneutralen Standard erarbeitet, dessen erstklassige Arbeit nun fruchtet. Mit der Bedeutung und Marktpositionierung von ZUGFeRD steigt auch das Bewusstsein für E-Invoice allgemein im Gesamtkontext „Digitalisierung der Rechnung“.

Der Weg zum Hybrid-Modell und ZUGFeRD-Standard - ein Mega-Trend

Bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat der Gesetzgeber in Deutschland den Weg frei gemacht. Eine elektronische Rechnung wurde der Papierrechnung ebenbürtig, eine digitale Signatur entfiel. Die EU folgte der deutschen Gesetzgebung zeitnah. Als Mitglied u.a. im Verband elektronische Rechnung (VeR) begleitet die SEEBURGER AG die Entwicklung des Hybridverfahrens von der ersten Stunde an. Sie entwickelte bereits im Jahre 2012 das Softwareprodukt smart-eInvoice®, mit dem der Anwender im Hybrid-Verfahren eine PDF- und eine Datendatei (zwei Dateien) für eine Rechnung aus und nach dem ERP-System SAP® erzeugen, versenden, empfangen und weiterverarbeiten konnte. 2012 wurde dieses Produkt anfänglich noch zaghaft wahrgenommen. Schon damals wurde für smart-eInvoice® der internationale UN/CEFACT-Standard gewählt, um auch international ausgerichtet zu agieren. 2013 zeichnete sich dann der Mega-Trend ab, es folgte der ZUGFeRD-Release Candidate des FeRD und die Erweiterung von smart-eInvoice® auf weitere Datenformate, z.B. EANCOM. Die in der Praxis vielfach bewährte und ausgereifte Lösung smart-eInvoice®, ein Add-on für SAP®, wurde zertifiziert, um das Feature „Einbettung des XML in das ISO-genormte PDF/A-3“ zu einer einzigen Rechnungsdatei erweitert und ist bis heute in der Basisversion kostenlos. Im Juni 2014 veröffentlichte das FeRD die Version 1.0. Der neue Rechnungsstandard war geboren.

ZUGFeRD – die ideale Ergänzung für E-Invoicing-Projekte mit internationalen Ambitionen

ZUGFeRD ist neben bereits bewährten klassischen EDI- und Web-EDI- (Electronic Data Interchange) Verfahren das optimale Ergänzungsformat für den elektronischen Rechnungsaustausch und zur Ablösung von bestehenden papierbasierten Prozessen. Mit unserer Projekterfahrung beraten wir Kunden mit unterschiedlichen Ausgangssituationen:

• Firmen, die bereits EDI etabliert haben, ergänzen die bestehenden Formate um ZUGFeRD.
  

• EDI-Akteuren, die noch kein E-Invoicing machen, empfehlen wir, ZUGFeRD standardmäßig als mögliches Rechnungsformat zu integrieren, aufgrund der breiten Streuung, Erreichbarkeit und Akzeptanz.

• Mit Akteuren, die noch gar kein EDI einsetzen, analysieren wir den kompletten „Order-to-Cash-“ und „Purchase-to-Pay-Prozess“. Ziel ist die Priorisierung, welche Prozesse in welcher Reihenfolge mit E-Invoicing-Projekten elektronisch umzusetzen sind, um die Nutzenvorteile zu maximieren.

Bei ZUGFeRD-Projekten zeigen sich geringe bis mittlere Aufwände abhängig von der Integrationstiefe ins ERP-System. Insbesondere die Möglichkeit, eingehende Rechnungen direkt im ERP, z.B. SAP®,  workflowunterstützt und benutzerfreundlich durch die Finanzbuchhaltung und den Einkauf zu bearbeiten, bringen Mehrwerte und werden nachgefragt. Ziel ist es, standardisierte und für die Zukunft wartbare Lösungen (On Premise oder in der Cloud) zu etablieren und aufwändige Individualprojekte zu umgehen. Bestrebungen, dass das ZUGFeRD-Format international akzeptiert wird, erhalten sehr positives Feedback. FeRD schafft die besten Voraussetzungen dafür.

Know-How-Transfer und Erfahrungsaustausch für ZUGFeRD und E-Invoicing für Wirtschaft und öffentliche Verwaltung unerlässlich

Namhafte Referenten aus allen Bereichen und Softwarehersteller bieten auf zahlreichen Kongressen und Webinaren praxisnah fundiertes Wissen rund um den elektronischen Rechnungsaustausch (E-Invoice) mit ZUGFeRD und beleuchten, wie die Digitalisierung der Rechnung den Geschäftsalltag verändern wird. Die starke Nachfrage zeigt den großen Informationsbedarf von Anwendern, Verbänden und Verwaltung. Die Teilnehmer profitieren insbesondere von einem industrie- und verwaltungsübergreifenden Erfahrungsaustausch, der unterschiedlichste Blickwinkel aufzeigt. Die ersten Projektergebnisse und Erfahrungen mit  E-Invoice und ZUGFeRD machen anschaulich, welches Optimierungspotenzial im elektronischen Rechnungsversand (Order-to-Cash) und Rechnungsempfang und -weiterverarbeitung (Purchase-to-Pay) branchenübergreifend steckt, wenn die Rechnungsabwicklung voll elektronisch, ohne Medienbrüche und papierlos vonstattengeht geht. Es zeigt sich, dass das ZUGFeRD für Rechnungen erst der Anfang ist.

Rolf Wessel
Produktmanager E-Invoicing, SEEBURGER AG

Rolf Holicki       
Direktor SAP®- und Web-Applikationen, SEEBURGER AG

Über SEEBURGER
Die SEEBURGER AG ist ein weltweiter Spezialist für die Integration von internen und externen Geschäftsprozessen. Dabei bildet die SEEBURGER Business Integration Suite eine zentrale und unternehmensweite Datendrehscheibe für sämtliche Integrationsaufgaben sowie für den sicheren Datentransfer. Als langjähriger zertifizierter SAP-Partner bietet SEEBURGER überdies Werkzeuge sowie fertige Software-Lösungen zur Abbildung, Steuerung und Kontrolle von SAP-Prozessen. SEEBURGER-Kunden profitieren von einer über 25-jährigen Branchenexpertise und dem Prozess-Know-how aus Projekten bei mehr als 9.300 Unternehmen wie Bosch, EMMI, EnBW, E.ON IT, Hapag Lloyd, Heidelberger Druckmaschinen, Intersport, Lichtblick, Lidl, Linde, Osram, Siemens, s.Oliver, Schiesser, SupplyOn, RWE, Volkswagen u.a. Seit der Gründung 1986 ist Bretten Hauptsitz des Unternehmens. Zudem unterhält SEEBURGER 21 Niederlassungen in Europa, Asien und Nordamerika. Weitere Informationen unter: www.seeburger.de.
Pressekontakt:

SEEBURGER AG
Edisonstraße 1
D-75015 Bretten
Tel. +49 (0)7252 96-0
Fax +49 (0)7252 96-2222
E-Mail: presse@seeburger.de
www.seeburger.de

Jetzt Realität: Elektronischer Rechnungsaustausch im einheitlichen Format (SAP SE)

In Zeiten der digitalen Transformation ist die Nachfrage nach automatisierten Geschäftsprozessen enorm  groß. Immer mehr Unternehmen erkennen neue Möglichkeiten, Kosten und Zeit einzusparen.

Einer der wichtigsten  Prozesse in jedem Unternehmen ist der Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Der elektronische Rechnungsaustausch mit einem einheitlichen Format und die voll automatisierte  Rechnungserfassung in Ihrem System ist jetzt real umsetzbar: Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des  Forums elektronische Rechnungen Deutschland) schafft einheitliche Regeln und standardisiert das Format für elektronische Rechnungen. Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.

Neuer Engineered Service von SAP

SAP hat den neuen SAP Engineered Service E-Invoicing  ZUGFeRD  entwickelt, der Unternehmen eine elektronische Rechnungskommunikation im ZUGFeRD-Format mit Lieferanten und Kunden ermöglicht.

Die Lösung umfasst den Rechnungseingang und den Rechnungsausgang. Wie sieht der Prozess aus?

Eingangsverarbeitung:

Die Rechnung des Lieferanten wird an die email-Adresse des SAP-Systems geschickt. Bei der Eingangsverarbeitung des Emails werden über einen Extractor die XML-Daten aus der PDF A/3-Datei  extrahiert und sowohl die PDF- als auch die XML-Datei auf ein Verzeichnis gestellt. Anschließend werden die XML-Daten gelesen und integriert im SAP System eine Eingangsrechnung zur vorhandenen Bestellung  aus diesen Daten erstellt. Das kann entweder über einen BAPI oder ein IDOC erfolgen.

Über den Inbound Monitor besteht die Möglichkeit  eine Übersicht über die verarbeiteten Eingangsrechnungen zu erhalten.

Ausgangsverarbeitung:

Bei der Rechnungserstellung wird über die Nachrichtenfindung  ein Druckprogramm aufgerufen, das das Rechnungsformular erstellt und in einer PDF-Datei gespeichert. Außerdem wird auf Basis der Rechnungsdaten eine XML-Datei erstellt. Beide Dateien werden auf dem Applikationsserver gespeichert und  in eine PDF A/3 - Datei umgewandelt.

Über den Outbound Monitor besteht die Möglichkeit eine Übersicht über die verarbeiteten Ausgangsrechnungen zu erhalten.

Der Service ist auch für Kunden, die Invoice Management by Open Text nutzen, gedacht – beide Lösungen funktionieren nahtlos zusammen.

In einem nächsten Entwicklungsschritt wird es auch die Möglichkeit geben Rechnungen ohne Bestellbezug zu verarbeiten.

Der Service bietet  folgende Vorteile:

• Kein manueller Aufwand
• Reduzierte Fehleranfälligkeit
• Portofreier Rechnungsversand
• Zeit- und Kostenersparnis im täglichen Betrieb.

Unternehmen profitieren somit von einer schnelleren Wertschöpfung bei geringeren Gesamtkosten.

In Kundengesprächen hat SAP festgestellt, dass sich die Investition für die Einführung des ZUGFeRD-Formats im Regelfall bereits nach einem Jahr amortisiert hat und danach die Einsparpotentiale voll zum Tragen kommen.

Besuchen Sie uns auf der CeBIT!

Informieren Sie sich über diesen neuen SAP Engineered Service in unserer SAP Expert Session auf der diesjährigen CeBIT am Dienstag, 17. März 2015 um 13.30 Uhr am SAP Stand. Darüber hinaus stehen Ihnen unsere SAP-Experten vom 16.03 bis 20.03.2015 gerne für Ihre Fragen zur Verfügung.

Sie haben Interesse an der Expert Session oder an einem persönlichen Gespräch? Melden Sie sich hier.

Milena Könn
Business Development Manager, SAP Deutschland SE und Co. KG

Termine

• 12.03.2015: FeRD-Roadshow gastiert bei der IHK Karlsruhe
• 17.03.2015: CeBIT: FeRD-Podiumsdiskussion, ECM-Forum
      BITKOM, Halle 3, 11:30-12:00 Uhr
• 17.03.2015: CeBIT: Vortrag "ZUGFeRD", BMWi-Stand, Halle 9,
     14:30-15:00 Uhr
• 18.03.2015: EU Multistakeholderforum eInvoices, Brüssel
• 19.03.2015: CeBIT: Round table "ZUGFeRD",
      Behörden Spiegel, Stand A03, Halle 7, 11:00-12:00 Uhr
• 20.03.2015: CeBIT:Vortrag "ZUGFeRD", ERP-Forum,
     Halle 5, Stand F04, 10:30-11:00 Uhr
• 20.03.2015: CeBIT: Infopoint E-Rechnung,
     BMWi-Stand, Halle 9
• 24./25.03.2015: Anwenderkonferenz bei Seeburger, FfM
• 26./27.03.2015: 1. Dt.-Frz. Workshop, Saarbrücken
• 19.05.2015: eRechnung in der öffentlichen Verwaltung, Berlin
• 21./22.05.2015: 1. ZUGFeRD-Entwicklertage, Bielefeld
• 09.06.2015: Seminarreihe E-Rechnung, IHK Mannheim
• 22.07.2015: Seminarreihe E-Rechnung, IHK Stuttgart
• 30.09.2015: FeRD-Networking-Abend, Berlin
• 01.10.2015: 2. FeRD-Konferenz, BMWi, Berlin

Kontakt

Stefan Engel-Flechsig
Leiter FeRD
Tel.: +49 228 28 98 253/254
E-Mail: stefan@engel-flechsig.de